Ahogy egy vállalkozás növekszik, a háttérben működő rendszereknek is lépést kell tartaniuk
Egy vállalkozás növekedése ritkán történik egyik napról a másikra. Először néhány új munkatárs érkezik, később külön részleg alakul, nagyobb iroda válik szükségessé, majd akár új telephely is megjelenhet. Közben folyamatosan változik a napi működés: több ügyféllel, több dokumentummal és összetettebb adminisztrációval kell dolgozni. Azok a megoldások, amelyek egy kisebb szervezetben éveken keresztül megfelelően működtek, idővel könnyen szűk keresztmetszetté válhatnak.
Ez a nyomtatási infrastruktúrára is igaz. Egy tízfős iroda dokumentumkezelési igénye egészen más lehet, mint ugyanannak a vállalkozásnak néhány évvel később, harminc vagy negyven munkatárssal. Többen használják ugyanazokat az eszközöket, növekszik a nyomtatási és szkennelési mennyiség, gyakoribbá válhat a párhuzamos használat, miközben a rendelkezésre állással szembeni elvárások is magasabbak lesznek.
A nyomtató bérlés Budapest területén ezért nem kizárólag azoknak a vállalkozásoknak lehet érdekes, amelyek egyszerűen nem szeretnének saját készüléket vásárolni. Egy megfelelően kialakított bérleti konstrukció egyik fontos értéke éppen a rugalmasság lehet: olyan nyomtatási környezet kialakítására adhat lehetőséget, amely képes követni a vállalkozás változó igényeit.
Ebben a cikkben ezért nem a bérlés és vásárlás klasszikus összehasonlításával foglalkozunk. Azt vizsgáljuk meg, mi történik a nyomtatási rendszerrel egy vállalkozás növekedése során, és hogyan lehet elkerülni, hogy a korábban megfelelő infrastruktúra később a hatékony munkavégzés akadályává váljon.
A növekedés első jele sokszor nem a nyomtatási mennyiségben látszik
Amikor egy vállalkozás bővülni kezd, nem feltétlenül ugrik meg azonnal látványosan a kinyomtatott oldalak száma. Sokszor először a használat módja változik meg. Egy készüléket több munkatárs kezd használni, egyre gyakrabban érkeznek egyszerre nyomtatási feladatok, miközben a szkennelés és másolás is intenzívebbé válik.
A probléma ilyenkor kezdetben csak apró fennakadások formájában jelenik meg. A munkatársaknak várniuk kell egymásra, a nagyobb dokumentumok feldolgozása hosszabb időt vesz igénybe, vagy bizonyos időszakokban folyamatosan foglalt a készülék. Egyenként ezek még nem feltétlenül tűnnek jelentős problémának, napi szinten ismétlődve azonban már érzékelhetően lassíthatják a munkát.
Ezért egy fejlődő vállalkozásnál nem érdemes kizárólag az aktuális havi oldalszámot figyelni. A felhasználók számát, a dokumentumtípusokat, a szkennelési igényeket és a csúcsterheléseket is érdemes számításba venni. A cél nem az, hogy a vállalkozás minden növekedési lépcsőnél azonnal nagyobb eszközre váltson, hanem hogy időben felismerhető legyen, amikor a jelenlegi rendszer már nem illeszkedik a napi működéshez.
Egy új munkatárs nem egyszerűen egy újabb felhasználót jelent
Tíz új kolléga érkezése nem feltétlenül jelenti azt, hogy pontosan arányosan növekszik a nyomtatási mennyiség. Az új munkatársakkal új feladatkörök és teljesen eltérő dokumentumkezelési igények is megjelenhetnek.
Egy értékesítési részleg bővülése például több ajánlat, szerződés és ügyfélanyag kezelését hozhatja magával, míg egy pénzügyi vagy adminisztratív csapat növekedése jelentősen növelheti a szkennelési és archiválási feladatokat. Emiatt a vállalati nyomtatási rendszer fejlesztésénél nem elegendő egyszerűen a létszámváltozást követni.
Itt válik fontossá a rendszeres igényfelmérés. Ha pontosan látható, hogy melyik részleg hogyan használja az eszközöket, könnyebben eldönthető, hogy valóban nagyobb teljesítményű készülékre van szükség, egy további nyomtató jelentene jobb megoldást, vagy inkább a dokumentumkezelési folyamatokat kellene átalakítani.
A nyomtató bérlés cégeknek ebből a szempontból akkor jelenthet különösen érdekes lehetőséget, ha a kialakított szolgáltatás nem egyetlen készülék hosszú távú változatlan használatára épül, hanem figyelembe veszi a vállalkozás működésének alakulását is.
Új iroda nyitásakor könnyű különálló rendszereket létrehozni
A vállalkozás növekedésének következő lépcsője sok esetben egy új iroda vagy telephely megnyitása. Ilyenkor kézenfekvő megoldásnak tűnhet az új helyszín igényeit teljesen külön kezelni: szükség van egy nyomtatóra, ezért kiválasztanak egy megfelelőnek tűnő készüléket, telepítik, és a probléma megoldottnak tekinthető.
Hosszabb távon azonban éppen ebből alakulhat ki egy nehezen kezelhető eszközpark. Az egyik irodában más gyártó vagy modell működik, mint a másikban, eltérnek a kellékanyagok, különböző kezelőfelületekkel találkoznak a munkatársak, és a szervizelés megszervezése is bonyolultabbá válhat.
Egy növekedésre felkészített vállalati nyomtatási rendszer ezzel szemben már az új helyszínt is a meglévő infrastruktúra részeként kezeli. Nem szükséges mindenhová pontosan ugyanazt a készüléket telepíteni, hiszen az egyes irodák terhelése eltérhet. Az azonban jelentős előnyt jelenthet, ha az eszközök technológiai és üzemeltetési szempontból egységes rendszerbe illeszkednek.
A Canon üzleti megoldásai között különböző méretű és dokumentumforgalmú irodák számára is találhatók készülékek, így egy vállalati infrastruktúra eltérő teljesítményű eszközökből is egységesen építhető fel. A lehetőségekről a Canon magyarországi oldalán található további információ.
A túlméretezés ugyanúgy kerülendő, mint a kapacitáshiány
A növekedésre való felkészülés könnyen vezethet a másik véglethez is. Ha egy vállalkozás arra számít, hogy néhány éven belül jelentősen bővül, csábító lehet már előre olyan rendszert kialakítani, amely jóval meghaladja a jelenlegi igényeket. Ez azonban nem feltétlenül jelent tudatosabb döntést.
Egy kisebb iroda számára nincs szükség indokolatlanul nagy teljesítményű készülékre csak azért, mert a cég a jövőben növekedést tervez. A megfelelő megoldás inkább az, ha a jelenlegi igényekhez illeszkedő rendszer úgy kerül kialakításra, hogy szükség esetén később továbbfejleszthető legyen.
Ez a különbség a túlméretezés és a skálázhatóság között. Az előbbi olyan kapacitás fenntartását jelenti, amelyre jelenleg nincs szükség, az utóbbi pedig azt, hogy a rendszer képes alkalmazkodni akkor, amikor a változás valóban bekövetkezik.
A rugalmas nyomtatási infrastruktúra nemcsak a növekedést, hanem a változást is követi
Egy vállalkozás fejlődése nem minden esetben egyszerűen több munkatársat és nagyobb dokumentumforgalmat jelent. A munkavégzés módja is megváltozhat. Egyre több folyamat kerülhet digitális környezetbe, átalakulhat az irodai jelenlét, vagy bizonyos részlegeknél jelentősen csökkenhet a nyomtatás, miközben máshol éppen a szkennelési igény növekszik.
Emiatt egy hosszú távra kialakított nyomtatási rendszernek nem egy előre feltételezett jövőbeli állapothoz kell mereven igazodnia. Sokkal fontosabb, hogy a vállalkozás változásaira reagálni lehessen.
A nyomtató bérlés Budapesten ebből a nézőpontból nem egyszerűen egy eszköz használatáról szól. A megfelelő konstrukció része lehet annak a gondolkodásnak, amelyben a vállalkozás nem különálló nyomtatókat kezel, hanem a saját működésével együtt fejlődő dokumentumkezelési infrastruktúrát alakít ki.
A növekedéssel együtt az igényeket is érdemes időről időre újraértékelni
Egy jól kialakított nyomtatási rendszer sem tekinthető véglegesnek. Ami ma megfelelően kiszolgálja a vállalkozást, néhány év múlva már egészen más terhelés mellett működhet. Éppen ezért a növekedés során érdemes időnként újra megvizsgálni, hogyan használják valójában az egyes készülékeket.
Az ilyen felülvizsgálat során kiderülhet, hogy valamelyik eszköz folyamatosan túlterhelt, miközben egy másik készülék kapacitásának csak kis részét használják ki. Az is előfordulhat, hogy időközben megváltoztak a munkafolyamatok: kevesebb dokumentumot nyomtatnak, viszont jelentősen több iratot szkennelnek és digitalizálnak. Ilyenkor nem feltétlenül több vagy nagyobb nyomtatóra van szükség, hanem a rendszer összetételét kell hozzáigazítani az új működéshez.
A tudatos nyomtató bérlés egyik fontos szempontja ezért az lehet, hogy a vállalkozás ne csak a szerződés kezdetén foglalkozzon az igényeivel. A nyomtatási infrastruktúrának hosszabb távon is a tényleges használatot kell követnie.
Egy nagyobb eszközpark üzemeltetése már önálló feladattá válhat
Amíg egy vállalkozás egyetlen irodában egy-két készüléket használ, a nyomtatók körüli feladatok általában könnyen kezelhetők. A cég növekedésével azonban több eszköz, több felhasználó és akár több telephely jelenhet meg, amivel együtt az üzemeltetés összetettsége is növekszik.
Figyelni kell a kellékanyagokra, kezelni kell a meghibásodásokat, gondoskodni kell a karbantartásról, és idővel azt is el kell dönteni, hogy valamelyik készülék továbbra is megfelelő-e az adott feladatra. Ha mindez külön-külön, eseti jelleggel történik, a növekedés könnyen egy nehezen átlátható nyomtatási környezethez vezethet.
Egy megfelelő bérleti és üzemeltetési konstrukció éppen ezt a terhet csökkentheti. A cél nem egyszerűen az, hogy a vállalkozás rendelkezésére álljanak a szükséges eszközök, hanem az is, hogy azok működtetése a lehető legkevesebb belső szervezést igényelje. Így a nyomtatási rendszer növekedése nem feltétlenül jelent ugyanilyen arányú adminisztrációs növekedést.
A megfelelő szakmai partner a változások kezelésében is szerepet kaphat
Egy növekvő vállalkozás számára különösen fontos lehet, hogy ne minden változásnál kelljen újra az alapoktól megterveznie a nyomtatási környezetet. Ha ugyanaz a szakmai partner ismeri a cég eszközparkját, dokumentumforgalmát és működésének sajátosságait, egy új iroda vagy részleg megjelenésekor már meglévő rendszerből lehet kiindulni.
Ez azért is előnyös, mert nem minden növekedési helyzetre ugyanaz a válasz. Van, amikor nagyobb teljesítményű készülékre van szükség, máskor egy második eszköz tehermentesítheti hatékonyabban a meglévőt, és olyan eset is előfordulhat, amikor inkább a dokumentumkezelési folyamatok átalakítása jelent megoldást.
A nyomtató bérlés Budapest szolgáltatás kiválasztásakor ezért érdemes nem kizárólag a rendelkezésre bocsátott készüléket vizsgálni. Hosszabb távon legalább ilyen fontos lehet a mögötte álló szakmai és üzemeltetési háttér, különösen akkor, ha a vállalkozás további fejlődéssel számol.
Összegzés
A vállalkozás növekedésével a nyomtatási és dokumentumkezelési igények is folyamatosan változhatnak. Több munkatárs, új részlegek vagy egy következő telephely megnyitása olyan terhelést és új feladatokat hozhat, amelyekhez a korábbi infrastruktúra már nem feltétlenül illeszkedik megfelelően.
A jól kialakított rendszer ezért nem egyszerűen nagyobb kapacitást jelent. Sokkal fontosabb a skálázhatóság: a jelenlegi igényekhez megfelelő eszközöket úgy kialakítani, hogy a rendszer később a vállalkozással együtt változhasson.
Ebben a szemléletben a nyomtató bérlés nem pusztán alternatívája a készülékvásárlásnak. Egy megfelelő konstrukció része lehet egy rugalmas vállalati infrastruktúrának, amelynek eszközei és üzemeltetése a cég tényleges működéséhez igazíthatók.
Nyomtató bérlés Budapesten növekvő vállalkozások számára
Ha vállalkozása bővül, új munkatársakkal, részlegekkel vagy telephelyekkel számol, érdemes a nyomtatási infrastruktúrát is hosszabb távon megtervezni.
A Profix Copy 2000 Kft. a vállalkozás dokumentumkezelési igényeinek felmérésétől a megfelelő Canon készülékek kiválasztásán át azok bérléséig és üzemeltetéséig nyújt szakmai támogatást. Így olyan rendszer alakítható ki, amely nemcsak a jelenlegi működést szolgálja ki, hanem a későbbi változásokhoz is igazítható.
