Ugyanaz a nyomtató, mégis minden munkatársnál más eredmény
Egy irodában gyakran több munkatárs használja ugyanazt a hálózati nyomtatót, mégis előfordulhat, hogy az azonos dokumentumok eltérő formában készülnek el. Az egyik számítógépről kétoldalasan érkezik a nyomtatás, a másikról egyoldalasan, valakinél automatikusan színesben készülnek a dokumentumok, míg másoknak minden alkalommal külön kell kiválasztaniuk a megfelelő papírtálcát.
Az ilyen eltérések hátterében nem feltétlenül műszaki hiba áll. Sok esetben egyszerűen arról van szó, hogy a nyomtatási beállítások nincsenek egységesen kialakítva az irodán belül. A munkatársak különböző illesztőprogramokat, alapértelmezett értékeket vagy korábban elmentett nyomtatási profilokat használnak.
Egy-egy eltérő beállítás önmagában jelentéktelennek tűnhet, de rendszeres használat mellett felesleges újranyomtatáshoz, többletfeladatokhoz és következetlen dokumentumkezeléshez vezethet. A megoldás nem feltétlenül új készülék beszerzése, hanem a meglévő rendszer tudatosabb konfigurálása.
Miért érdemes közös nyomtatási alapbeállításokat kialakítani?
A vállalati nyomtatási környezet akkor működik kiszámíthatóan, ha az azonos feladatokat végző munkatársak hasonló eredményt kapnak, függetlenül attól, melyik számítógépről indítják a nyomtatást.
Egy jól kialakított alapbeállítási rendszer például biztosíthatja, hogy az általános belső dokumentumok alapértelmezetten fekete-fehérben, kétoldalasan és A4-es papírméretben készüljenek. Ezzel szemben a prezentációkhoz, ügyfélanyagokhoz vagy különleges dokumentumokhoz más nyomtatási profil is rendelkezésre állhat.
A cél nem az, hogy minden felhasználó minden dokumentumot ugyanúgy nyomtasson ki. Sokkal inkább az, hogy a gyakran ismétlődő feladatokhoz megfelelő alapbeállítások tartozzanak, és a munkatársaknak csak indokolt esetben kelljen ezeken változtatniuk.
Az egységesítés különösen akkor lehet hasznos, ha az irodában több nyomtató működik, vagy az egyes részlegek ugyanazokat a dokumentumtípusokat rendszeresen eltérő módon kezelik.
Kétoldalas és fekete-fehér nyomtatás: apró beállítások, gyakorlati előnyök
Az egyik legegyszerűbben felülvizsgálható terület a kétoldalas nyomtatás. Egy belső használatra készülő, többoldalas dokumentumnál sok esetben nincs szükség arra, hogy minden oldal külön papírlapra kerüljön. Amennyiben a készülék támogatja az automatikus kétoldalas nyomtatást, ennek alapértelmezett használata csökkentheti a papírfelhasználást.
Hasonlóan fontos a színes és fekete-fehér nyomtatás megfelelő beállítása. Egy szöveges dokumentum vagy egyszerű belső kimutatás gyakran fekete-fehérben is megfelelően használható, míg egy grafikonokat, színes jelöléseket vagy vizuális elemeket tartalmazó anyag esetében indokolt lehet a színes nyomtatás.
Éppen ezért nem feltétlenül célszerű minden felhasználónál ugyanazt a módot kötelezővé tenni. Sokkal jobb megoldás lehet, ha az általános irodai feladatokhoz egy jól használható alapértelmezés tartozik, a speciális dokumentumokhoz pedig könnyen kiválaszthatók az eltérő beállítások.
Így az egyszerűbb dokumentumok elkészítése kevesebb manuális beavatkozást igényelhet, miközben a szükséges rugalmasság is megmarad.
A papírméret, a papírtálca és a méretezés is okozhat problémákat
Az irodai nyomtatás során nem kizárólag a színes vagy kétoldalas beállítások számítanak. A nem megfelelő papírméret, a rosszul kiválasztott tálca vagy az automatikus méretezés is okozhat kellemetlenségeket.
Egy A4-es dokumentum például nem feltétlenül a várt formában készül el, ha a nyomtatási feladatban eltérő papírméret szerepel. Több papírtálcával rendelkező készülékeknél külön figyelmet érdemel, hogy az egyes tálcákban milyen típusú és méretű papír található, illetve az illesztőprogram hogyan kezeli ezeket.
A dokumentum méretezése szintén fontos lehet. Egy táblázat vagy kimutatás esetében az automatikus laphoz igazítás megváltoztathatja a megjelenítés méretét, ami bizonyos dokumentumoknál nehezítheti az olvashatóságot.
Ezek a problémák sokszor nem a készülék teljesítményéből fakadnak, hanem abból, hogy a nyomtatási környezet beállításai nem illeszkednek megfelelően a felhasznált dokumentumokhoz. A beállítások tudatos átgondolásával az ismételt nyomtatási feladatok egy része megelőzhető.
Nem mindegy, hol történik a nyomtatási beállítások módosítása
Egy vállalati nyomtatási rendszer konfigurálásakor fontos különbséget tenni a készüléken megadott beállítások, a számítógépre telepített nyomtató-illesztőprogram és az adott alkalmazás nyomtatási beállításai között.
Bizonyos esetekben ugyanis az alkalmazásból vagy az illesztőprogramból megadott értékek felülírhatják a készüléken beállított alapértelmezéseket. Emiatt előfordulhat, hogy egy nyomtató kezelőfelületén megfelelőnek tűnik minden beállítás, mégis eltérő eredmény születik a különböző munkaállomásokról.
Nagyobb irodai környezetben ezért érdemes szakemberrel meghatározni, mely beállításokat szükséges központilag kezelni, és melyeket célszerű a felhasználók számára módosíthatóvá tenni.
A Canon egyes üzleti nyomtatói és illesztőprogramjai támogatnak különböző nyomtatási alapbeállításokat és profilokat, de az elérhető lehetőségek modellenként, operációs rendszerenként és illesztőprogramonként eltérhetnek. A pontos funkciókról a Canon hivatalos magyarországi weboldalán és az adott készülék dokumentációjában érdemes tájékozódni.
Hogyan vezessen be egy vállalkozás egységes nyomtatási beállításokat?
A változtatást érdemes a leggyakrabban előforduló dokumentumtípusok áttekintésével kezdeni. Egy könyvelőirodában, kereskedelmi vállalkozásnál vagy műszaki tervezőirodában eltérő igények lehetnek jellemzők, ezért nem létezik minden cég számára egyformán ideális beállítás.
A következő lépés annak meghatározása, hogy mely feladatoknál alkalmazható közös alapértelmezés. Az általános belső dokumentumok, az ügyfélnek átadott anyagok és a speciális formátumú nyomtatványok például különböző beállításokat igényelhetnek.
Az új konfigurációt célszerű először néhány munkaállomáson kipróbálni. Ha a rendszer megfelelően működik, a beállítások fokozatosan kiterjeszthetők a többi felhasználóra is. Fontos, hogy a munkatársak tudják, melyik profil milyen feladatra való, és hogyan módosíthatják a nyomtatási beállításokat, amikor az adott dokumentum ezt indokolja.
A rendszer későbbi karbantartásakor, új számítógépek beállításakor vagy illesztőprogram-cserénél szintén érdemes figyelni arra, hogy a kialakított beállítások következetesek maradjanak.
Összegzés
Az egységes nyomtatási beállítások kialakítása nem feltétlenül látványos fejlesztés, mégis hozzájárulhat a vállalkozás mindennapi működésének egyszerűsítéséhez. A megfelelő alapértelmezések csökkenthetik a felesleges felhasználói beavatkozásokat, az eltérő nyomtatási eredményeket és az indokolatlan újranyomtatásokat.
A cél nem a lehetőségek korlátozása, hanem egy olyan kiszámítható rendszer kialakítása, amelyben a gyakori feladatok egyszerűen elvégezhetők, a speciális igények pedig továbbra is kezelhetők.
A Profix Copy 2000 Kft. vállalkozások számára nyújt segítséget a megfelelő irodai nyomtatási megoldások kiválasztásában, üzembe helyezésében és hosszú távú üzemeltetésében.
Ha cége szeretné átláthatóbbá tenni nyomtatási környezetét, vagy több munkaállomáson és készüléken is egységesebb működésre törekszik, érdemes szakértői felméréssel kezdeni.
