Egy működő nyomtató is lehet kevés egy vállalkozás számára
Egy iroda hétköznapjaiban a nyomtató ritkán kerül a figyelem középpontjába. A munkatársak elküldik a dokumentumokat, a készülék pedig elvégzi a feladatát. Legalábbis addig, amíg egy fontos határidő előtt egyszerre több részleg szeretne nyomtatni, a dokumentumok lassan készülnek el, vagy a szkennelés miatt folyamatos várakozás alakul ki.
Ilyenkor nem feltétlenül meghibásodásról beszélünk. Előfordulhat, hogy a készülék továbbra is tökéletesen működik, egyszerűen már nem arra a terhelésre használják, amelyre eredetileg kiválasztották. A nyomtató kapacitása ugyanis nemcsak műszaki adat, hanem közvetlenül befolyásolhatja az iroda mindennapi működését.
Sok vállalkozásnál a probléma fokozatosan alakul ki. Új munkatársak érkeznek, bővül az ügyfélkör, több dokumentum keletkezik, miközben ugyanaz a nyomtató marad használatban, amelyet évekkel korábban egy kisebb csapat számára választottak. A változás sokáig észrevétlen maradhat, mert a készülék továbbra is ellátja a feladatát, csak egyre kevésbé hatékonyan.
Nem a nyomtatott oldalak száma árulja el a legtöbbet
Amikor egy vállalkozás szeretné felmérni, hogy elegendő-e a jelenlegi nyomtató teljesítménye, általában a havi nyomtatási mennyiséget vizsgálja meg elsőként. Ez fontos adat, de önmagában nem ad teljes képet.
Két iroda azonos havi lapszám mellett egészen eltérő terhelést jelenthet ugyanannak a készüléknek. Az egyik helyen a dokumentumok egyenletesen készülnek a munkanap során, míg a másiknál a nyomtatási feladatok jelentős része a reggeli órákra vagy bizonyos határidők köré koncentrálódik.
Utóbbi esetben előfordulhat, hogy a készülék a havi átlagos mennyiséget gond nélkül teljesíti, mégis rendszeresen várakozás alakul ki előtte. A felhasználóknak ilyenkor nem az összesített havi kapacitás számít, hanem az, hogy a fontos dokumentumok akkor készüljenek el, amikor szükség van rájuk.
Ezért a nyomtatási rendszer értékelésekor nemcsak a dokumentummennyiséget, hanem a használat időbeli eloszlását is érdemes megvizsgálni.
Amikor a munkatársak már alkalmazkodnak a nyomtatóhoz
A kapacitáshiány egyik legérdekesebb jele, amikor a munkatársak észrevétlenül elkezdik a készülék működéséhez igazítani saját munkájukat. Például korábban indítják el a nagyobb nyomtatási feladatokat, másik részleg készülékét használják, vagy bizonyos dokumentumok elkészítését későbbre halasztják, mert tudják, hogy a központi nyomtató éppen túlterhelt.
Ezek a kerülőmegoldások idővel megszokottá válhatnak, ezért a vezetőség számára nem feltétlenül látható, hogy a nyomtatási infrastruktúra már akadályozza a hatékony munkavégzést.
Hasonló helyzet alakulhat ki a szkennelésnél is. Ha egy iroda egyre több papíralapú dokumentumot digitalizál, egy lassabb vagy kisebb kapacitású dokumentumadagoló jelentősen meghosszabbíthatja az adminisztratív feladatokat. Ilyenkor nem feltétlenül a nyomtatási sebesség jelenti a szűk keresztmetszetet, hanem egy másik, rendszeresen használt funkció.
A valódi figyelmeztető jel tehát nem mindig egy hibakód, hanem az, amikor a munkafolyamatokat már a készülék korlátaihoz kell igazítani.
Hogyan állapítható meg, hogy a nyomtató kapacitása valóban kevés?
Mielőtt egy vállalkozás nagyobb teljesítményű készülék mellett döntene, érdemes rövid ideig tudatosan megfigyelni a jelenlegi rendszer használatát. Már egy-két munkahét alatt is hasznos tapasztalatok gyűjthetők arról, hogy mely időszakokban jelentkezik várakozás, milyen típusú dokumentumok okozzák a legnagyobb terhelést, és mely funkciókat használják a munkatársak leggyakrabban.
A vizsgálat során nemcsak a nyomtatott oldalak számát érdemes figyelembe venni. Fontos lehet a nagyobb nyomtatási feladatok gyakorisága, a szkennelési mennyiség, a papírkapacitás, valamint az is, milyen gyakran kell megszakítani egy munkafolyamatot a készülék korlátai miatt.
Ezekből az adatokból már sokkal pontosabban meghatározható, hogy valóban kapacitáshiány áll-e fenn. Előfordulhat ugyanis, hogy a lassú működést hibás beállítás, hálózati probléma vagy nem megfelelő munkaszervezés okozza. Ilyenkor egy új készülék beszerzése önmagában nem feltétlenül jelentene megoldást.
Ha azonban a vizsgálat azt mutatja, hogy a készülék rendszeresen a gyakorlati teljesítőképessége határán dolgozik, érdemes felmérni a továbblépési lehetőségeket.
A következő nyomtatót már a várható feladatokra érdemes méretezni
Amikor kiderül, hogy a meglévő készülék már nem elegendő, könnyű az aktuális problémából kiindulva nagyobb teljesítményű modell után nézni. Hosszabb távon azonban hasznosabb azt is megvizsgálni, hogyan változhat a vállalkozás dokumentumkezelési igénye a következő években.
Egy új részleg, tervezett létszámbővülés vagy a dokumentumkezelési folyamatok átalakítása jelentősen módosíthatja a szükséges kapacitást. Ugyanakkor nem érdemes kizárólag egy-egy különösen forgalmas munkanap alapján túlméretezett rendszert választani.
A megfelelő eszköznek egyensúlyt kell teremtenie a jelenlegi feladatok és a várható változások között. Ez nem feltétlenül jelent nagyobb és drágább nyomtatót. Bizonyos esetekben a meglévő eszközök jobb elosztása vagy egy célzottan kiválasztott kiegészítő készülék is megoldhatja a problémát.
A Canon hivatalos magyarországi oldalán különböző irodai nyomtatók és multifunkciós rendszerek is megismerhetők. Az adott vállalkozás számára megfelelő teljesítmény és felszereltség kiválasztásához azonban érdemes szakértői igényfelmérést végezni.
Nem feltétlenül a készülék életkora alapján kell dönteni
Egy régebbi nyomtató megfelelő karbantartás mellett továbbra is alkalmas lehet a feladatára, miközben egy viszonylag új készülék is kevésnek bizonyulhat, ha időközben jelentősen megváltozott a használata.
Éppen ezért az eszköz életkora vagy a meghibásodások száma önmagában nem elegendő a döntéshez. Azt kell megvizsgálni, hogy a készülék jelenlegi teljesítménye, funkciói és terhelhetősége megfelelően illeszkednek-e a vállalkozás működéséhez.
Ha a probléma elsősorban műszaki jellegű, egy szakszerű javítás vagy karbantartás is elegendő lehet. Ha viszont a készülék alapvető teljesítőképessége már nem felel meg a megnövekedett igényeknek, akkor a rendszer kapacitásának átgondolása válhat indokolttá.
Összegzés
Egy vállalkozás nem feltétlenül akkor nőtte ki a nyomtatóját, amikor az meghibásodik vagy használhatatlanná válik. Sokkal árulkodóbb lehet, ha a munkatársak rendszeresen várakoznak, kerülőmegoldásokat alkalmaznak, vagy a készülék már nem tudja megfelelően kiszolgálni a napi dokumentumforgalmat.
A jó döntés alapja ezért a tényleges használat megismerése. A nyomtatási mennyiség, a terhelési csúcsok és a dokumentumkezelési szokások együttes vizsgálata segíthet eldönteni, hogy a jelenlegi rendszer továbbra is megfelelő-e, vagy elérkezett az idő a kapacitás felülvizsgálatára.
Szakértői segítség a megfelelő nyomtatási kapacitás kialakításához
A Profix Copy 2000 Kft. vállalkozások számára nyújt segítséget a meglévő nyomtatási környezet felmérésében, a megfelelő készülékek kiválasztásában, valamint azok bérlésében és üzemeltetésében.
Hivatalos Canon partnerként olyan megoldások kialakításában támogatja ügyfeleit, amelyek a vállalkozás tényleges dokumentumkezelési igényeihez igazodnak.
Ismerje meg szolgáltatásainkat, vagy kérjen személyre szabott ajánlatot!
Profix Copy 2000 Kft. – Nyomtatási megoldások vállalkozásoknak
