Egy jó ajánlat nem pusztán a megfelelő nyomtató kiválasztásáról szól
Amikor egy vállalkozás új nyomtatási megoldást keres, elsőre egyszerűnek tűnhet a feladat: meg kell határozni, milyen készülékre van szükség, majd ajánlatot kérni néhány szolgáltatótól. A gyakorlatban azonban egy vállalati nyomtatási rendszer ennél jóval összetettebb. Különösen igaz ez akkor, ha a vállalkozás nem megvásárolni szeretné az eszközt, hanem hosszabb távú szolgáltatásban gondolkodik.
A nyomtató bérlés Budapest területén számos különböző konstrukcióval találkozhatnak a cégek, amelyek között nem kizárólag a készülék típusa jelenti a különbséget. Legalább ennyire fontos lehet a szervizháttér, a karbantartás, a kellékanyag-ellátás, a reakcióidő és az, hogy a szolgáltatás mennyire igazodik a vállalkozás tényleges dokumentumkezelési igényeihez.
Éppen ezért ajánlatkérés előtt érdemes néhány olyan kérdést tisztázni, amelyek segítségével nemcsak összehasonlíthatóbbá válnak az ajánlatok, hanem kisebb az esélye annak is, hogy később derül ki: a választott rendszer valójában nem illeszkedik megfelelően a cég működéséhez.
Az alábbi hét kérdés abban segít, hogy a nyomtatóbérlésről ne egyszerű eszközbeszerzésként, hanem hosszabb távú vállalati megoldásként gondolkodjon.
1. Mekkora valójában a vállalkozás nyomtatási igénye?
A megfelelő konstrukció kiválasztása előtt az egyik legfontosabb feladat a jelenlegi használat felmérése. Nem elegendő azt tudni, hogy az irodában szükség van egy színes vagy fekete-fehér nyomtatóra. A szolgáltatónak azt is érdemes látnia, milyen dokumentummennyiséget kezel a vállalkozás, hány munkatárs használja a készüléket, milyen gyakran történik szkennelés vagy másolás, illetve vannak-e időszakok, amikor jelentősen megnő a terhelés.
Ez azért lényeges, mert két hasonló létszámú vállalkozás nyomtatási igénye között is jelentős különbség lehet. Egy tízfős kreatív iroda például teljesen más módon használhatja a készüléket, mint egy ugyanekkora könyvelőiroda vagy ügyvédi iroda. A megfelelő rendszer ezért nem pusztán a munkatársak számához, hanem a tényleges dokumentumforgalomhoz igazodik.
Egy alapos igényfelmérés azt is megmutathatja, ha a jelenlegi rendszer túlméretezett vagy éppen folyamatosan túlterhelt. Az ajánlatkérés során ezért érdemes olyan szolgáltatót választani, amely nem egyszerűen egy készüléket ajánl, hanem először megpróbálja megérteni a vállalkozás működését.
2. Pontosan mit tartalmaz a nyomtatóbérlési szolgáltatás?
A „nyomtatóbérlés” kifejezés önmagában nem mondja meg, hogy a szolgáltatás pontosan mire terjed ki. Két első pillantásra hasonló konstrukció között jelentős különbség lehet abban, milyen feladatokat vállal át a szolgáltató az üzemeltetés során.
Érdemes ezért már az ajánlatkéréskor tisztázni, hogy a konstrukció tartalmazza-e a rendszeres karbantartást, a meghibásodások kezelését, a szükséges alkatrészek biztosítását és a kellékanyag-ellátást. Ugyancsak fontos kérdés lehet, hogyan történik a készülék telepítése és konfigurálása, illetve milyen támogatás érhető el akkor, ha később változik az informatikai környezet vagy új munkatársakat kell csatlakoztatni a rendszerhez.
Egy vállalkozás számára a bérleti konstrukció egyik legnagyobb értéke éppen az lehet, hogy a nyomtató működtetésével kapcsolatos feladatok jelentős részét nem házon belül kell kezelnie. Ehhez azonban pontosan ismerni kell, mi tartozik a szolgáltatásba, és mely feladatok maradnak továbbra is a vállalkozás felelősségi körében.
3. Mi történik, ha meghibásodik a készülék?
A nyomtatási rendszer valódi minősége sok esetben nem akkor mutatkozik meg, amikor minden megfelelően működik, hanem akkor, amikor probléma történik. Egy üzleti környezetben használt készülék meghibásodása akár több munkatárs napi feladatait is akadályozhatja, ezért az ajánlatkérés során érdemes előre tisztázni a szervizelés folyamatát.
Fontos kérdés, hogyan lehet hibát bejelenteni, milyen támogatás érhető el, illetve hogyan történik a műszaki probléma diagnosztizálása. Nem minden esetben szükséges azonnal helyszíni beavatkozás, hiszen bizonyos problémák távolról is azonosíthatók vagy megoldhatók. Ha azonban szerelőre van szükség, a vállalkozás számára már lényeges lehet, hogy milyen gyorsan kezdődik meg a hiba kezelése.
A megbízható szervizháttér különösen olyan cégeknél fontos, ahol a dokumentumok nyomtatása, másolása vagy digitalizálása a napi működés szerves része. Ilyenkor nem pusztán egy készülék javításáról van szó, hanem az üzletmenet folytonosságának fenntartásáról.
4. Hogyan történik a kellékanyagok biztosítása?
Egy irodai nyomtató folyamatos működéséhez nemcsak megfelelő műszaki állapot, hanem időben rendelkezésre álló kellékanyagok is szükségesek. Még egy teljesen hibátlan készülék is használhatatlanná válik, ha egy fontos munkanapon elfogy a toner, és nincs kéznél megfelelő utánpótlás.
Nyomtatóbérlés esetén ezért érdemes megkérdezni, hogyan szervezi a szolgáltató a kellékanyag-ellátást. A vállalkozásnak kell figyelnie a fogyást és minden alkalommal külön jeleznie az igényt, vagy létezik olyan megoldás, amely egyszerűbbé és kiszámíthatóbbá teszi az utánpótlást?
Minél nagyobb egy vállalkozás, annál fontosabbá válik ez a kérdés. Több készülék vagy több iroda esetében a különböző tonerek nyilvántartása és rendelése önmagában is rendszeres adminisztrációs feladattá válhat. Egy jól kialakított szolgáltatás célja ezért nemcsak a megfelelő eszköz biztosítása, hanem az is, hogy a működtetés a lehető legkevesebb belső szervezést igényelje.
5. Mi történik, ha később megváltoznak a vállalkozás igényei?
Egy nyomtatási rendszer kiválasztásakor nemcsak a jelenlegi helyzetet érdemes figyelembe venni. Egy fejlődő vállalkozásnál változhat a munkatársak száma, növekedhet a dokumentumforgalom, új részlegek jöhetnek létre, vagy akár további iroda is nyílhat. Az a készülék, amely ma megfelelően kiszolgálja a céget, néhány év múlva már kevés lehet a megváltozott terheléshez.
Éppen ezért ajánlatkéréskor érdemes tisztázni, mennyire rugalmas a választott konstrukció. Ha a vállalkozás igényei jelentősen megváltoznak, van-e lehetőség a rendszer módosítására, más teljesítményű készülék alkalmazására vagy további eszközök bevonására? Különösen fontos lehet ez olyan cégeknél, amelyek már a közeljövőben létszámbővítést, új telephelyet vagy nagyobb dokumentumforgalmat terveznek.
A megfelelő nyomtatóbérlési megoldásnak nemcsak a jelenlegi működéshez kell illeszkednie, hanem lehetőség szerint a vállalkozás fejlődését is követnie kell. Ezért hosszabb távon előnyt jelenthet egy olyan rendszer, amelynek kialakításakor a későbbi bővíthetőséget is figyelembe vették.
6. Milyen dokumentumkezelési és biztonsági funkciókra van valóban szükség?
A modern üzleti nyomtatók már messze nem kizárólag dokumentumok nyomtatására szolgálnak. A szkennelés, másolás és digitális továbbítás mellett számos olyan funkció érhető el, amely egyszerűbbé teheti a vállalkozás dokumentumkezelési folyamatait. Ettől azonban még nem minden cégnek van szüksége minden elérhető lehetőségre.
Egy olyan irodában, ahol naponta jelentős mennyiségű papíralapú dokumentumot digitalizálnak, fontos szempont lehet a gyors automatikus lapadagolás, a kétoldalas szkennelés vagy a dokumentumok közvetlen hálózati mappába történő továbbítása. Más vállalkozásoknál inkább a hozzáférések szabályozása és a bizalmas dokumentumok kezelése kerülhet előtérbe.
A biztonságos nyomtatás például lehetővé teheti, hogy egy elküldött dokumentum csak a felhasználó azonosítását követően készüljön el. Ez különösen olyan környezetben lehet fontos, ahol ugyanazt a készüléket sok munkatárs használja, miközben személyes adatokat, szerződéseket vagy egyéb bizalmas dokumentumokat is rendszeresen kezelnek.
Az ajánlatkérés során ezért nem az a legfontosabb kérdés, hogy melyik készülék rendelkezik a legtöbb funkcióval. Sokkal inkább azt érdemes meghatározni, hogy a vállalkozás jelenlegi munkafolyamataiban mely lehetőségek teremtenek tényleges értéket.
7. Valóban ugyanazt tartalmazza a két összehasonlított ajánlat?
Két nyomtatóbérlési ajánlat összehasonlítása könnyen félrevezető lehet, ha kizárólag a legszembetűnőbb feltételeket vizsgáljuk. Az egyik konstrukció első pillantásra kedvezőbbnek tűnhet, miközben a szolgáltatás tartalma, a szervizháttér vagy az üzemeltetés feltételei jelentősen eltérnek.
Érdemes ezért az ajánlatokat teljes szolgáltatásként összevetni. Ugyanolyan kategóriájú és terhelhetőségű készülékről van szó? Mit tartalmaz a karbantartás? Hogyan történik a hibabejelentés és a szervizelés? Ki gondoskodik a kellékanyagokról? Milyen támogatás érhető el a telepítés után? Van-e lehetőség a rendszer későbbi módosítására, ha megváltoznak a vállalkozás igényei?
A nyomtató bérlés Budapesten akkor jelent valóban jól tervezhető megoldást egy vállalkozás számára, ha nemcsak maga a készülék megfelelő, hanem a mögötte álló szolgáltatás is illeszkedik a cég működéséhez. Emiatt egy ajánlat értékelésekor érdemes a teljes együttműködést vizsgálni, nem csupán néhány kiragadott paramétert.
A megfelelő ajánlat alapja a pontos igényfelmérés
A hét kérdésből jól látható, hogy egy nyomtatóbérlési ajánlat összeállítása jóval többről szól, mint egy készülék kiválasztásáról. A nyomtatási mennyiség, a felhasználók száma, a dokumentumkezelési folyamatok, a szervizelés, a kellékanyag-ellátás és a későbbi bővíthetőség egyaránt befolyásolja, milyen rendszer lesz hosszú távon megfelelő.
Éppen ezért egy professzionális ajánlatnak a vállalkozás működésének megismeréséből kell kiindulnia. Egy kisebb iroda számára felesleges lehet egy túlméretezett rendszer, miközben egy nagy dokumentumforgalommal dolgozó vállalkozásnál komoly fennakadást okozhat egy alulméretezett készülék. A cél minden esetben az, hogy a technológia igazodjon a munkafolyamatokhoz, ne pedig a munkatársaknak kelljen alkalmazkodniuk egy rosszul megválasztott rendszer korlátaihoz.
A Canon üzleti nyomtatási megoldásai között különböző méretű és működésű vállalkozások számára is találhatók készülékek és dokumentumkezelési rendszerek. A gyártó üzleti megoldásairól a Canon magyarországi oldalán található további információ.
Összegzés
A nyomtatóbérlés megfelelő konstrukcióban jóval többet jelenthet annál, mint hogy egy vállalkozás rendelkezésére áll egy irodai készülék. Egy jól kialakított szolgáltatás a nyomtató mellett annak folyamatos működését, karbantartását, szervizhátterét és az üzemeltetéshez kapcsolódó feladatok egyszerűbb kezelését is támogathatja.
Ajánlatkérés előtt ezért érdemes pontosan meghatározni a vállalkozás jelenlegi és várható igényeit, majd ezek alapján megvizsgálni a rendelkezésre álló lehetőségeket. Minél pontosabb az igényfelmérés, annál kisebb az esélye annak, hogy néhány hónappal később derül ki: a kiválasztott rendszer nem megfelelő a tényleges használathoz.
Nyomtatóbérlés előtt kérjen vállalkozására szabott ajánlatot
Ha vállalkozása nyomtató bérlés Budapesten szolgáltatást keres, érdemes olyan megoldásban gondolkodni, amely nemcsak egy megfelelő készüléket, hanem kiszámítható szakmai hátteret is biztosít.
A Profix Copy 2000 Kft. a vállalkozás dokumentumkezelési és nyomtatási igényeinek felmérése alapján segít kialakítani a megfelelő rendszert, a készülék kiválasztásától az üzemeltetésen át a szervizháttérig. Kérjen személyre szabott ajánlatot, és válasszon olyan megoldást, amely hosszú távon is illeszkedik cége működéséhez.
