Miért nem elegendő csupán egy jó nyomtatót választani?
Amikor egy vállalkozás új nyomtatási rendszer kialakításán gondolkodik, gyakran az első kérdés az, hogy melyik készüléket érdemes választani. Sokan a nyomtatási sebességet, a papírkapacitást vagy éppen az egyes modellek műszaki adatait hasonlítják össze, miközben a valóban fontos kérdés gyakran háttérbe szorul: vajon az adott rendszer valóban illeszkedik a vállalkozás működéséhez?
A Canon nyomtató bérlés nem csupán arról szól, hogy egy korszerű üzleti nyomtató kerül az irodába. Sokkal inkább egy olyan megoldásról beszélünk, amelynek célja, hogy a vállalkozás hosszú távon is megbízható, jól méretezett és hatékony nyomtatási környezetet használjon.
A megfelelő rendszer kiválasztása azonban csak akkor vezet valóban jó eredményhez, ha sikerül elkerülni azokat a hibákat, amelyekkel számos vállalkozás a gyakorlatban is találkozik. Ezek elsőre apróságnak tűnhetnek, hosszú távon azonban jelentősen befolyásolhatják a napi működést.
Ebben a cikkben bemutatjuk a leggyakoribb hibákat, amelyeket érdemes elkerülni Canon nyomtató bérlés előtt, és azt is, hogy milyen szempontok alapján érdemes meghozni a döntést.
Az egyik leggyakoribb hiba, hogy csak az aktuális igényekből indulnak ki
Egy vállalkozás működése folyamatosan változik. Új munkatársak érkeznek, bővül az ügyfélkör, nő a dokumentumforgalom, vagy akár új telephely is nyílhat.
Ennek ellenére sok cég kizárólag a jelenlegi állapot alapján választ nyomtatási rendszert. Ha ma elegendő egy kisebb teljesítményű készülék, akkor azt feltételezik, hogy ez éveken keresztül megfelelő lesz.
A gyakorlat azonban mást mutat.
Egy nyomtatási rendszer jellemzően hosszabb időre készül, ezért a döntés során nemcsak a jelenlegi működést, hanem a várható fejlődést is érdemes figyelembe venni. Egy megfelelően felépített Canon nyomtató bérlési konstrukció lehetőséget biztosíthat arra is, hogy a rendszer később alkalmazkodjon a vállalkozás változó igényeihez.
Nem minden Canon nyomtató ugyanarra a feladatra készült
A Canon üzleti nyomtatói rendkívül széles kínálatot fednek le.
Vannak olyan modellek, amelyek kisebb irodák napi működésére készültek, míg más rendszereket kifejezetten nagy dokumentumforgalmú vállalati környezetre fejlesztettek.
Éppen ezért önmagában az, hogy egy készülék Canon márkájú, még nem jelenti azt, hogy automatikusan megfelelő lesz egy adott vállalkozás számára.
A kiválasztás során figyelembe kell venni többek között:
- a havi nyomtatási mennyiséget,
- a felhasználók számát,
- a dokumentumtípusokat,
- a szkennelési igényeket,
- valamint azt is, hogy milyen munkafolyamatokat kell kiszolgálnia az eszköznek.
A megfelelő modell kiválasztása legalább olyan fontos, mint maga a bérlési konstrukció.
Gyakori hiba a dokumentumkezelési igények figyelmen kívül hagyása
Sok vállalkozás még mindig kizárólag a nyomtatási funkcióra koncentrál.
A valóságban azonban a modern irodákban a dokumentumok jóval hosszabb utat járnak be. Egy szerződést vagy számlát gyakran nemcsak kinyomtatnak, hanem szkennelnek, archiválnak, továbbítanak vagy digitálisan tárolnak is.
Ha ezekre a folyamatokra már a rendszer kiválasztásakor nem gondolnak, akkor könnyen előfordulhat, hogy a vállalkozás később külön megoldásokkal próbálja pótolni azokat a funkciókat, amelyeket egy megfelelő üzleti multifunkciós rendszer eleve biztosítani tudna.
A Canon üzleti rendszerei éppen ezért nem csupán nyomtatásra készülnek. A dokumentumkezelési funkciók ma már legalább olyan fontos szerepet töltenek be, mint maga a nyomtatás.
A Canon vállalati megoldásairól részletes információ található a hivatalos magyarországi oldalon:
Sok vállalkozás nem gondol a felhasználói élményre
A nyomtatási rendszer végső soron a munkatársakat szolgálja.
Ha a használata bonyolult, a kezelőfelület nehezen átlátható, vagy egy-egy egyszerű feladat elvégzése is több lépést igényel, akkor az a napi munkában folyamatos időveszteséget jelenthet.
Érdemes olyan rendszert választani, amelyet a munkatársak gyorsan megismerhetnek, és amely természetes módon illeszkedik a meglévő munkafolyamatokhoz.
A cél nem az, hogy egy technológiailag összetett eszköz kerüljön az irodába, hanem az, hogy a dokumentumkezelés egyszerűbbé és gyorsabbá váljon.
Hiba lehet kizárólag a készülékre koncentrálni
Amikor Canon nyomtató bérlésről beszélünk, sokan kizárólag magára az eszközre gondolnak.
Pedig egy jól működő szolgáltatás ennél lényegesen többet jelent.
Legalább ilyen fontos kérdés például:
- hogyan történik a telepítés,
- milyen műszaki támogatás érhető el,
- hogyan zajlik a karbantartás,
- milyen gyorsan kezelhetők az esetleges hibák.
A vállalkozás számára ugyanis nem az a legfontosabb, hogy milyen típusú nyomtató áll az irodában, hanem az, hogy a rendszer folyamatosan rendelkezésre álljon, és megbízhatóan támogassa a napi munkát.
Érdemes hivatalos Canon partnerrel együttműködni
Egy Canon nyomtató kiválasztása önmagában még nem garantálja a megfelelő működést.
Legalább ilyen fontos, hogy a vállalkozás olyan partnerrel dolgozzon együtt, aki ismeri a Canon üzleti rendszereit, képes felmérni a valós igényeket, és hosszú távon is támogatni tudja az üzemeltetést.
Egy hivatalos Canon partner nem csupán a készülékek műszaki jellemzőit ismeri, hanem azt is, hogy melyik rendszer milyen vállalkozási környezetben működik a leghatékonyabban.
Ez jelentősen csökkentheti annak esélyét, hogy a vállalkozás olyan megoldást válasszon, amely később már nem tudja megfelelően kiszolgálni a működését.
A megfelelő Canon nyomtató bérlés hosszú távú döntés
A nyomtatási infrastruktúra nem néhány hónapra készül.
Egy jól megtervezett rendszer hosszú éveken keresztül támogatja a vállalkozás dokumentumkezelési folyamatait, ezért a kiválasztás során érdemes a rövid távú szempontok mellett a jövőbeni működésre is gondolni.
A megfelelően kiválasztott Canon rendszer nemcsak stabil működést biztosít, hanem hozzájárulhat ahhoz is, hogy a munkatársak gyorsabban, egyszerűbben és kevesebb fennakadással végezhessék napi feladataikat.
Összegzés
A Canon nyomtató bérlés sokkal többet jelent egy korszerű nyomtató használatánál.
A valódi eredményt nem önmagában a készülék adja, hanem az, hogy a kiválasztott rendszer mennyire illeszkedik a vállalkozás működéséhez. Ha sikerül elkerülni a leggyakoribb hibákat – például a nem megfelelő méretezést, a dokumentumkezelési igények figyelmen kívül hagyását vagy a kizárólag műszaki szempontok alapján történő döntést –, akkor a nyomtatási rendszer hosszú távon is megbízható háttértámogatást nyújthat.
Éppen ezért érdemes a Canon nyomtató bérlést nem egyszerű eszközválasztásként kezelni, hanem olyan stratégiai döntésként, amely a vállalkozás hatékonyabb működését szolgálja.
Ha szeretné megtalálni vállalkozása számára a legmegfelelőbb Canon nyomtatási megoldást, érdemes szakértői segítséggel felmérni a jelenlegi és a jövőbeni igényeket.
A Profix Copy 2000 Kft. hivatalos Canon partnerként segít a megfelelő rendszer kiválasztásában, a bevezetésben és a hosszú távú üzemeltetés támogatásában.
