Mikor érdemes elgondolkodni a nyomtató bérlés lehetőségén?
A legtöbb vállalkozás életében eljön az a pont, amikor a nyomtatással kapcsolatos feladatok egyre több figyelmet és energiát igényelnek. Kezdetben ez általában nem jelent különösebb problémát. Egy kisebb iroda néhány munkatárssal és mérsékelt dokumentumforgalommal könnyen működhet saját nyomtatóval, különösebb szervezés nélkül.
Ahogy azonban a vállalkozás fejlődik, a helyzet fokozatosan megváltozik. Nő a dokumentumok mennyisége, több munkatárs használja ugyanazokat az eszközöket, gyakoribbá válnak a nyomtatással kapcsolatos feladatok, és egyre fontosabbá válik a zavartalan működés.
Ilyenkor sok cégvezetőben felmerül a kérdés: vajon továbbra is érdemes saját eszközökkel működni, vagy célszerűbb olyan megoldást választani, amely leveszi a vállalkozás válláról a nyomtatási infrastruktúra kezelésének terhét?
A nyomtató bérlés sok esetben nem költségkérdésként merül fel először, hanem működési kérdésként. Az alábbi jelek arra utalhatnak, hogy érdemes lehet megvizsgálni ezt a lehetőséget.
Egyre több idő megy el a nyomtatással kapcsolatos feladatokra
A legtöbb vállalkozás nem nyomtatók üzemeltetésével foglalkozik. Mégis gyakran előfordul, hogy a munkatársak jelentős időt töltenek olyan feladatokkal, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a nyomtatási rendszer működéséhez.
Toner rendelése, hibabejelentések kezelése, szerviz szervezése, papírelakadások elhárítása vagy éppen az eszközök állapotának figyelése mind olyan feladatok, amelyek elsőre jelentéktelennek tűnhetnek. Ezek a teendők azonban összeadódnak.
Egy növekvő vállalkozásnál már önmagában az is figyelmeztető jel lehet, ha rendszeresen valakinek foglalkoznia kell a nyomtatókkal. A nyomtató bérlés egyik legnagyobb előnye, hogy az üzemeltetéssel kapcsolatos feladatok jelentős része külső szakértőhöz kerülhet.
A vállalkozás gyorsabban növekszik, mint a nyomtatási infrastruktúra
Sok cég indulásakor elegendő egy kisebb nyomtató. A problémák gyakran csak évekkel később jelentkeznek.
Több munkatárs dolgozik ugyanazzal az eszközzel, nő a dokumentumforgalom, egyre több szerződés, számla és adminisztratív dokumentum készül. A korábban megfelelő rendszer ilyenkor már nem feltétlenül képes kiszolgálni az igényeket.
A növekedés természetes folyamat, azonban a nyomtatási infrastruktúrának is lépést kell tartania vele. A nyomtató bérlés egyik előnye, hogy a rendszer könnyebben igazítható a változó igényekhez, így nem szükséges évekre előre megjósolni a vállalkozás fejlődését.
A dokumentumforgalom folyamatosan változik
Nem minden vállalkozás működik egyenletes terhelés mellett. Vannak időszakok, amikor a dokumentumkezelési igény jelentősen megnő.
Gondoljunk például könyvelőirodákra az adózási időszakokban, építőipari cégekre nagyobb projektek során vagy olyan vállalkozásokra, amelyek szezonális működéssel rendelkeznek.
A változó igényekhez alkalmazkodni sokszor nehéz saját infrastruktúrával. A nyomtató bérlés lehetőséget ad arra, hogy a rendszer jobban illeszkedjen a vállalkozás aktuális működéséhez.
Fontos a kiszámítható működés
A legtöbb vállalkozás számára a nyomtató akkor fontos, amikor nem működik.
Egy váratlan meghibásodás könnyen fennakadást okozhat a napi munkában. Szerződések nem készülnek el időben, dokumentumok nem kerülnek kiküldésre, vagy éppen adminisztratív folyamatok akadnak meg.
A nyomtató bérlés egyik fontos előnye, hogy a szolgáltatás jellemzően nem csupán az eszközt foglalja magában, hanem a működéshez szükséges háttértámogatást is. Ez nagyobb biztonságot és kiszámíthatóbb működést eredményezhet.
A vállalkozás nem szeretne nyomtatókkal foglalkozni
Talán ez a legfontosabb szempont.
A legtöbb cég számára a nyomtatás nem cél, hanem eszköz. A vállalkozás feladata nem a nyomtatók kezelése, hanem saját szolgáltatásainak vagy termékeinek fejlesztése.
Minél több idő és energia fordítódik olyan háttérfeladatokra, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül a vállalkozás fő tevékenységéhez, annál kevésbé hatékony a működés.
A nyomtató bérlés sok esetben azért válik vonzó megoldássá, mert lehetővé teszi, hogy a vállalkozás a saját munkájára koncentráljon, miközben a nyomtatási rendszer szakértői háttérrel működik.
Miért választják egyre többen a nyomtató bérlést?
A modern vállalkozások egyre inkább szolgáltatásként tekintenek azokra a területekre, amelyek korábban saját infrastruktúrát igényeltek.
Ugyanez figyelhető meg az informatikában, a felhő alapú rendszereknél és egyre gyakrabban a nyomtatási környezetben is.
A professzionális gyártók – például a Canon vállalati megoldásai – ma már olyan rendszereket kínálnak, amelyek jól illeszthetők a szolgáltatás alapú működéshez.
A Canon üzleti nyomtatási megoldásairól további információ érhető el a hivatalos oldalon:
👉 https://www.canon.hu/
Összegzés
A nyomtató bérlés nem minden vállalkozás számára jelent ideális megoldást. Vannak azonban olyan jelek, amelyek arra utalnak, hogy érdemes megvizsgálni ezt a lehetőséget.
Ha a nyomtatással kapcsolatos feladatok egyre több időt vesznek igénybe, a vállalkozás gyorsan növekszik, a dokumentumforgalom folyamatosan változik, vagy kiemelten fontos a stabil működés, akkor a nyomtató bérlés olyan alternatíva lehet, amely hosszú távon egyszerűbbé és hatékonyabbá teszi a működést.
Ha szeretné felmérni, hogy vállalkozása számára milyen nyomtatási megoldás lehet a legmegfelelőbb, érdemes szakértővel áttekinteni a jelenlegi működést és a jövőbeni igényeket.
A Profix Copy 2000 Kft. szakértői segítenek megtalálni azt a megoldást, amely legjobban támogatja vállalkozása napi működését.
