A dokumentumkezelés sokszor észrevétlenül válik túl bonyolulttá
Az irodai dokumentumkezelés ritkán azért válik nehézkessé, mert egy vállalkozás tudatosan rossz rendszert alakít ki. Sokkal gyakoribb, hogy az évek során egymásra épülnek a különböző szokások és megoldások. Egy dokumentumot kinyomtatnak, aláírnak, majd újra beszkennelnek, e-mailben továbbítanak, végül több helyre is elmentenek. Minden egyes lépés önmagában logikusnak tűnhet, együtt azonban könnyen felesleges adminisztrációt eredményeznek.
A probléma különösen akkor válik látványossá, amikor nő a vállalkozás, több munkatárs dolgozik ugyanazokkal a dokumentumokkal, vagy egyre nagyobb mennyiségű szerződés, számla, megrendelés és egyéb irat kerül a rendszerbe. Ami néhány embernél még kezelhető, nagyobb irodában már jelentős időveszteséget okozhat.
A hatékony dokumentumkezelés célja ezért nem feltétlenül az, hogy minden papírt megszüntessünk. Sokkal fontosabb annak elérése, hogy egy dokumentum a lehető legkevesebb felesleges lépéssel jusson el attól a ponttól, ahol létrejön vagy beérkezik, oda, ahol valóban szükség van rá.
A folyamatot érdemes megvizsgálni, nem csak az eszközöket
Ha egy vállalkozás szeretné egyszerűsíteni a dokumentumkezelését, könnyű rögtön új nyomtatóban, szkennerben vagy szoftverben gondolkodni. Az első lépésnek azonban inkább annak feltérképezésének kellene lennie, hogyan mozognak jelenleg a dokumentumok az irodán belül.
Érdemes végiggondolni például, mi történik egy beérkező szerződéssel. Ki kapja meg, szükséges-e kinyomtatni, kell-e aláírás, hogyan kerül vissza digitális formába, hol tárolják, és hány munkatárs továbbítja egymásnak ugyanazt a fájlt. Már egyetlen ilyen folyamat áttekintése során is gyakran kiderül, hogy bizonyos lépések csak azért maradtak meg, mert „mindig így csináltuk”.
A hatékonyabb irodai dokumentumkezelés ezért elsősorban nem technológiai, hanem folyamatoptimalizálási kérdés. Csak akkor érdemes eldönteni, milyen eszközre vagy funkcióra van szükség, amikor már pontosan látható, melyik lépést szeretné a vállalkozás egyszerűbbé tenni.
A szkennelés önmagában még nem jelent valódi digitalizálást
Sok irodában a dokumentum digitalizálása annyit jelent, hogy egy papírlapot PDF-fájllá alakítanak. Ez fontos lépés lehet, de önmagában még nem feltétlenül teszi hatékonyabbá a munkát.
Ha a beszkennelt dokumentum először egy munkatárs számítógépére kerül, majd manuálisan át kell nevezni, megfelelő mappába mozgatni és továbbküldeni egy kollégának, akkor a folyamat jelentős része továbbra is kézi munkából áll. Nagyobb dokumentummennyiségnél ezek az apró feladatok összeadódnak.
A modern irodai rendszerek egyik előnye éppen az lehet, hogy a szkennelés már eleve a megfelelő célhelyre történik. Egy dokumentum kerülhet közvetlenül hálózati mappába, e-mail címre vagy más előre meghatározott helyre, így kevesebb köztes lépésre lehet szükség.
A valódi kérdés tehát nem az, hogy tud-e szkennelni a készülék, hanem az, hogy hogyan illeszkedik a szkennelés a teljes dokumentumfolyamatba.
Egy multifunkciós nyomtató a dokumentumkezelés központi pontja is lehet
Egy korszerű multifunkciós nyomtató szerepe ma már jóval túlmutathat a dokumentumok kinyomtatásán. Megfelelő beállítás mellett ugyanaz az eszköz szolgálhat nyomtatásra, másolásra, kétoldalas dokumentumok gyors beolvasására és digitális továbbítására is.
Egy jól kialakított rendszerben ezért a multifunkciós készülék akár az iroda egyik központi dokumentumkezelési pontjává válhat. A munkatársaknak nem kell külön eszközöket és eltérő folyamatokat használniuk minden egyes feladathoz, miközben a vállalkozás is könnyebben tud egységes működést kialakítani.
A Canon üzleti multifunkciós rendszerei között különböző méretű és terhelésű irodák számára is elérhetők ilyen megoldások. A megfelelő készülék kiválasztásánál azonban továbbra sem az a legfontosabb kérdés, hogy melyik modell rendelkezik a legtöbb funkcióval, hanem az, hogy mely funkciók tudják ténylegesen egyszerűsíteni a vállalkozás mindennapi dokumentumkezelését.
Hol keletkezik a legtöbb felesleges manuális munka?
Az irodai dokumentumkezelés lassulását sokszor nem egyetlen nagy probléma okozza, hanem számos apró, ismétlődő feladat. Ilyen lehet a fájlok kézi átnevezése, a beszkennelt dokumentumok továbbküldése, a megfelelő mappa megkeresése vagy ugyanannak az iratnak több helyen történő tárolása. Egy-egy ilyen lépés csak néhány percet vesz igénybe, napi több tucat dokumentumnál azonban már jelentős időráfordítást jelenthet.
Érdemes ezért azt keresni, hol történik ugyanazzal a dokumentummal többször ugyanaz a művelet. Ha egy fájlt először beszkennelnek, majd továbbítanak, újra elmentenek és később ismét megkeresnek, valószínűleg egyszerűsíthető a folyamat. Sok esetben már a megfelelően konfigurált szkennelési célhelyek, egységes elnevezési szabályok vagy egy központibb dokumentumkezelési rendszer is érezhető változást hozhat.
Nem minden folyamatot kell teljesen papírmentessé tenni
A digitalizáció kapcsán könnyű abból kiindulni, hogy a végső cél a papír teljes megszüntetése. A gyakorlatban azonban nem minden vállalkozásnak és nem minden munkafolyamatnak ez a legjobb megoldás.
Bizonyos dokumentumokat továbbra is célszerű vagy szükséges lehet papíron kezelni, miközben más folyamatok teljesen digitalizálhatók. A hatékony rendszer ezért nem feltétlenül papírmentes, hanem tudatosan kialakított. A papír ott marad meg, ahol valóban szerepe van, a felesleges nyomtatást és ismételt szkennelést viszont érdemes csökkenteni.
Ebben a környezetben egy megfelelően kiválasztott multifunkciós készülék összekötő szerepet tölthet be a papíralapú és digitális munkafolyamatok között. A Canon üzleti nyomtatási és dokumentumkezelési megoldásairól további információ a Canon magyarországi oldalán érhető el.
Mikor érdemes felülvizsgálni az irodai dokumentumkezelést?
Nem feltétlenül kell megvárni, amíg a jelenlegi rendszer komoly problémákat okoz. Jó alkalom lehet a folyamatok átgondolására egy irodaköltözés, létszámbővülés, új részleg létrehozása vagy egy új nyomtatási és szkennelési rendszer bevezetése.
Szintén érdemes foglalkozni a kérdéssel, ha a munkatársak rendszeresen nehezen találnak meg dokumentumokat, ugyanazokat az iratokat többször kezelik, vagy a szkennelés után még számos kézi lépésre van szükség. Ezek gyakran annak jelei, hogy nem egyetlen eszközzel van probléma, hanem maga a dokumentum útja vált túl bonyolulttá.
Összegzés
A hatékony irodai dokumentumkezelés nem azt jelenti, hogy minden folyamatot digitalizálni kell, és azt sem, hogy a legmodernebb eszköz automatikusan megold minden problémát. A lényeg annak megértése, hogyan mozognak a dokumentumok a vállalkozáson belül, és hol lehet felesleges lépéseket megszüntetni.
Ha a nyomtatás, szkennelés és digitális továbbítás egy átgondolt rendszer részeként működik, kevesebb manuális feladat maradhat a munkatársakra, miközben a dokumentumok kezelése is átláthatóbbá válhat.
Hatékonyabb dokumentumkezelés a Profix segítségével
A Profix Copy 2000 Kft. nemcsak irodai nyomtatók és szkennerek kiválasztásában tud segítséget nyújtani, hanem abban is, hogy az alkalmazott eszközök jobban illeszkedjenek a vállalkozás mindennapi dokumentumkezelési folyamataihoz.
A megfelelő készülékek, szkennelési funkciók és üzemeltetési háttér kialakításával egyszerűbb, átláthatóbb és hosszabb távon is jól működtethető rendszer hozható létre.
