Több iroda esetén a nyomtatási környezet is összetettebbé válik
Egy vállalkozás növekedése számos változást hoz magával. Új munkatársak érkeznek, bővülnek a részlegek, egy idő után pedig akár új iroda vagy telephely megnyitására is szükség lehet. Miközben a cégek általában tudatosan tervezik meg az informatikai hálózatot, a kommunikációs rendszereket vagy a vállalati szoftverek használatát, a nyomtatási infrastruktúra sok esetben fokozatosan, különösebb központi tervezés nélkül alakul ki.
Az egyik irodában működik egy korábban vásárolt multifunkciós nyomtató, a másik telephelyre később kerül egy eltérő modell, majd egy új részleg számára újabb készüléket szereznek be. Néhány év alatt könnyen kialakulhat egy olyan környezet, amelyben több különböző típusú és korú eszköz működik egymás mellett. Ezekhez eltérő kellékanyagokra lehet szükség, más-más karbantartási igényük van, és a munkatársak sem feltétlenül ugyanazokat a funkciókat érik el minden helyszínen.
Amíg minden készülék megfelelően működik, ez nem feltétlenül tűnik problémának. A nehézségek általában akkor válnak láthatóvá, amikor meghibásodás történik, elfogy egy kellékanyag, új munkatársakat kell csatlakoztatni a rendszerhez, vagy a vállalkozás szeretné átlátni, hogyan használják valójában a nyomtatókat az egyes irodákban.
Egy több telephelyen működő vállalkozás számára ezért a hatékony nyomtatási rendszer kialakítása már nem egyszerűen készülékválasztási kérdés. Olyan egységes infrastruktúrára van szükség, amely megfelelően kiszolgálja az egyes irodák eltérő igényeit, ugyanakkor központilag is átlátható és hosszú távon egyszerűen üzemeltethető.
Ebben a cikkben azt mutatjuk be, milyen szempontok mentén érdemes felépíteni egy több irodát vagy telephelyet kiszolgáló vállalati nyomtatási rendszert, és hogyan kerülhetők el azok a problémák, amelyek egy folyamatosan bővülő eszközpark esetében gyakran észrevétlenül alakulnak ki.
Az első lépés nem az új nyomtatók kiválasztása, hanem a jelenlegi rendszer felmérése
Ha egy vállalkozás egységesíteni szeretné több iroda nyomtatási környezetét, könnyű rögtön az új készülékek kiválasztásával kezdeni. Valójában azonban először azt kell pontosan megérteni, hogyan működik a jelenlegi rendszer.
Érdemes megvizsgálni, hogy az egyes helyszíneken milyen készülékek működnek, mekkora terhelésnek vannak kitéve, hány munkatárs használja őket, illetve milyen feladatokat végeznek rajtuk rendszeresen. Egy értékesítési iroda dokumentumkezelési igénye például jelentősen eltérhet egy pénzügyi vagy adminisztratív részlegétől. Az egyik helyszínen elsősorban kisebb mennyiségű dokumentum nyomtatására lehet szükség, míg máshol naponta nagy mennyiségű irat szkennelése, másolása és továbbítása történik.
A felmérés során sok esetben az is kiderül, hogy az eszközpark nem optimálisan oszlik el. Előfordulhat, hogy egy nagy teljesítményű készülék alig van kihasználva, miközben egy másik telephelyen egy kisebb nyomtató folyamatosan a terhelhetősége határán működik. Ilyenkor nem feltétlenül több eszközre van szükség, hanem a meglévő kapacitás átgondoltabb elosztására.
A cél tehát nem az, hogy minden irodába ugyanaz a készülék kerüljön, hanem az, hogy az egyes helyszínek valódi igényeihez igazodó, mégis egységesen kezelhető rendszer jöjjön létre.
Az egységesítés nem azt jelenti, hogy mindenhol ugyanazt a nyomtatót kell használni
Az egységes vállalati nyomtatási rendszer fogalmát könnyű félreérteni. Nem feltétlenül az a cél, hogy a recepciótól a központi irodán át minden telephelyen pontosan ugyanaz a nyomtatómodell működjön. Egy kisebb iroda számára ez akár indokolatlan kapacitást is jelenthetne, míg egy nagyobb adminisztratív központ számára ugyanaz a készülék kevés lehet.
Az egységesítés sokkal inkább a technológiai és üzemeltetési környezet összehangolását jelenti. Ha a vállalkozás lehetőség szerint azonos gyártói platformra épít, egyszerűbbé válhat a készülékek kezelése, a felhasználók oktatása, a kellékanyagok biztosítása és a szervizelés is. A munkatársaknak sem kell minden telephelyen teljesen eltérő kezelőfelülettel találkozniuk, ami különösen akkor jelent előnyt, ha rendszeresen dolgoznak több irodában.
A professzionális üzleti rendszerek esetében ráadásul különböző teljesítményű készülékek is épülhetnek ugyanarra a technológiai környezetre. Így egy kisebb iroda kaphat a saját terhelésének megfelelő kompakt rendszert, míg a központban nagyobb teljesítményű multifunkciós készülék működhet anélkül, hogy teljesen eltérő infrastruktúrát kellene fenntartani.
A központi felügyelet teszi igazán átláthatóvá a több telephelyes rendszert
Egyetlen iroda esetében viszonylag egyszerű észrevenni, ha egy nyomtatóval probléma van. Több helyszínnél azonban már egészen más a helyzet. A központi vezetés vagy az informatikai részleg nem feltétlenül látja, hogy az egyik telephely készüléke rendszeresen hibát jelez, valamelyik kellékanyag hamarosan elfogy, vagy egy adott eszköz lényegesen nagyobb terhelést kap, mint amire eredetileg tervezték.
A központilag felügyelhető nyomtatási környezet egyik legnagyobb előnye éppen az, hogy ezek az információk átláthatóbbá válhatnak. A vállalkozás pontosabb képet kaphat az eszközök állapotáról és használatáról, így nem kizárólag akkor történik beavatkozás, amikor valamelyik készülék már nem képes ellátni a feladatát.
Ez a szemlélet a tervezést is segíti. Ha egyértelműen látható, hogy valamelyik iroda nyomtatási mennyisége folyamatosan növekszik, időben lehet reagálni a változásra. Ugyanez igaz az alacsony kihasználtságra is: ha egy készülék kapacitásának csak kis része szükséges, a következő fejlesztésnél már ennek megfelelően lehet kialakítani a rendszert.
A központi felügyelet tehát nem pusztán technikai kényelmi funkció, hanem olyan információforrás, amely segíthet tudatosabban működtetni a teljes vállalati nyomtatási infrastruktúrát.
A dokumentumkezelési folyamatokat is érdemes egységesíteni
Egy több irodával rendelkező vállalkozásnál nemcsak az jelenthet problémát, hogy különböző készülékeket használnak. Legalább ekkora nehézséget okozhat, ha minden telephelyen más módon kezelik ugyanazokat a dokumentumokat.
Az egyik irodában a beszkennelt iratokat e-mailben továbbítják, egy másik helyszínen hálózati mappába mentik őket, míg máshol először egy számítógépre kerülnek a fájlok, és csak ezt követően jutnak el a megfelelő munkatárshoz. Minél nagyobb a vállalkozás, annál több felesleges manuális lépés és hibalehetőség jelenhet meg az ilyen eltérő folyamatokban.
Egy korszerű vállalati nyomtatási rendszer kialakításakor ezért nemcsak azt érdemes meghatározni, hogy hol milyen készülék működjön, hanem azt is, hogyan történjen a dokumentumok digitalizálása és továbbítása. Az előre beállított szkennelési célhelyek, hálózati mappák és egységes munkafolyamatok jelentősen egyszerűsíthetik a napi adminisztrációt.
A Canon vállalati nyomtatási és dokumentumkezelési rendszerei között is találhatók olyan megoldások, amelyek többféle irodai környezet kialakítását és a dokumentumfolyamatok kezelését támogatják. A gyártó üzleti megoldásairól a Canon magyarországi oldalán található további információ.
A következő telephely megnyitására már a rendszer kialakításakor érdemes gondolni
Egy hatékony nyomtatási infrastruktúrának nemcsak a vállalkozás jelenlegi állapotát kell kiszolgálnia. Ha a cég fejlődik, új irodák nyílhatnak, növekedhet a munkatársak száma, vagy megváltozhat az egyes telephelyek feladata. Ha minden ilyen változásnál teljesen újra kell gondolni a nyomtatási környezetet, az arra utalhat, hogy az eredeti rendszer nem volt megfelelően skálázható.
Egy tudatosan felépített infrastruktúra esetében egy új iroda csatlakoztatása már nem különálló projekt. A vállalkozás rendelkezik egy kialakított technológiai és üzemeltetési struktúrával, amelyhez az új helyszín igényeinek megfelelő eszközök kapcsolhatók. Így a bővülés nem növeli szükségtelenül a rendszer összetettségét.
Ez az a pont, ahol a több irodára kialakított nyomtatási rendszer valódi előnye megmutatkozik. Nem pusztán arról van szó, hogy minden telephelyen rendelkezésre áll egy működő nyomtató, hanem arról, hogy az eszközök egy átgondolt, egymással összehangolt infrastruktúra részeként támogatják a vállalkozás működését.
A szervizelést több iroda esetén érdemes egységes rendszerként kezelni
Több telephely esetén a nyomtatási rendszer egyik legfontosabb kérdése a szervizháttér megszervezése. Ha az egyes irodák különböző szolgáltatókkal dolgoznak, vagy minden meghibásodásnál külön kell szakembert keresni, az idővel nehezen átlátható működéshez vezethet. A problémák kezelése eltérő módon történik, a készülékek előélete kevésbé követhető, és a központi iroda sem feltétlenül rendelkezik pontos információval arról, milyen műszaki problémák jelentkeznek rendszeresen.
Egy egységes szervizháttér ezzel szemben lehetővé teszi, hogy a teljes eszközparkot összefüggő rendszerként kezeljék. Ha ugyanaz a szakmai partner ismeri az egyes telephelyeken működő készülékeket, azok terhelését és korábbi meghibásodásait, könnyebben felismerhetők a visszatérő problémák is. Egy gyakran meghibásodó készüléknél például nem feltétlenül újabb javításra van szükség: előfordulhat, hogy az adott iroda egyszerűen kinőtte a jelenlegi eszközt.
A kellékanyag-ellátás sem válhat az irodák külön feladatává
Egyetlen nyomtatónál még egyszerűnek tűnik figyelni arra, mikor fogy el a toner vagy mikor szükséges valamelyik kellékanyag pótlása. Több telephely és nagyobb eszközpark esetén azonban ez már rendszeres adminisztrációs feladattá válhat, különösen akkor, ha az irodákban egymástól jelentősen eltérő készülékek működnek.
Az egységesebb eszközpark és a központilag szervezett üzemeltetés ezt a folyamatot is egyszerűbbé teheti. A cél az, hogy a munkatársaknak lehetőleg ne kelljen azzal foglalkozniuk, melyik készülékhez milyen kellékanyag szükséges, mikor kell azt megrendelni, illetve honnan érkezik az utánpótlás. A nyomtatási rendszer akkor működik jól, ha a háttérben zajló üzemeltetési feladatok a lehető legkevésbé terhelik a napi munkát.
Több iroda esetén a biztonságos dokumentumkezelés szerepe is megnő
Ahogy nő a vállalkozás és egyre több munkatárs használja ugyanazt a nyomtatási infrastruktúrát, a hozzáférések kezelése is fontosabbá válik. Bizalmas szerződések, személyes adatokat tartalmazó dokumentumok vagy pénzügyi iratok esetében nem ideális, ha egy elküldött nyomtatási feladat hosszabb ideig felügyelet nélkül várakozik a készülék kimeneti tálcáján.
A korszerű vállalati rendszerekben ezért a jogosultságkezelés és a biztonságos nyomtatás már a teljes infrastruktúra fontos része lehet. A felhasználó azonosítása után induló nyomtatás például lehetővé teszi, hogy az érzékeny dokumentum csak akkor készüljön el, amikor az azt elküldő munkatárs ténylegesen a készüléknél tartózkodik. Több iroda esetén az egységes jogosultsági rendszer további előnye, hogy a vállalkozásnak nem telephelyenként kell eltérő megoldásokat fenntartania.
A jól kialakított rendszernek a háttérben kell működnie
Egy több telephelyet kiszolgáló nyomtatási infrastruktúra akkor igazán hatékony, ha a munkatársaknak a lehető legkevesebbet kell foglalkozniuk magával az üzemeltetéssel. Nem az a cél, hogy minden iroda külön-külön szakértővé váljon a készülékek kezelésében, hanem az, hogy a dokumentumok gyorsan és kiszámíthatóan elkészüljenek, a digitalizálás egyszerű legyen, a szükséges kellékanyagok rendelkezésre álljanak, meghibásodás esetén pedig egyértelmű legyen a megoldás folyamata.
Ehhez azonban már nem elegendő különálló nyomtatókban gondolkodni. A készülékek kiválasztását, a dokumentumkezelési folyamatokat, a felügyeletet, a szervizelést és a későbbi bővíthetőséget egymással összefüggő rendszerként érdemes kezelni. Minél több irodával rendelkezik egy vállalkozás, annál nagyobb jelentősége van ennek a szemléletnek.
Összegzés
Egy több irodában működő vállalkozás nyomtatási környezete könnyen átláthatatlanná válhat, ha az eszközpark évek alatt, központi tervezés nélkül épül fel. A különböző készülékek, eltérő dokumentumkezelési folyamatok, külön szervezett szervizelés és kellékanyag-ellátás önmagukban apró problémának tűnhetnek, együtt azonban jelentősen megnehezíthetik az üzemeltetést.
A hatékony rendszer kialakításának ezért a jelenlegi működés felméréséből kell kiindulnia. Ezt követően lehet meghatározni, milyen készülékekre van valóban szükség az egyes helyszíneken, mely folyamatokat érdemes egységesíteni, és hogyan alakítható ki olyan infrastruktúra, amely egy következő iroda megnyitásakor is könnyen tovább bővíthető.
A cél végső soron nem az, hogy minden telephelyen ugyanaz a nyomtató álljon, hanem hogy a vállalkozás teljes nyomtatási és dokumentumkezelési rendszere egységesen, megbízhatóan és a lehető legkevesebb belső adminisztrációval működjön.
Több irodához átgondolt nyomtatási rendszerre van szükség
Ha vállalkozása több irodában vagy telephelyen működik, érdemes a nyomtatási infrastruktúrát is egységes rendszerként megtervezni. Egy megfelelően kialakított környezet egyszerűbbé teheti az üzemeltetést, a szervizelést és a dokumentumkezelést, miközben a későbbi bővítéshez is stabil alapot biztosít.
A Profix Copy 2000 Kft. a vállalkozás igényeinek felmérésétől a megfelelő Canon eszközök kiválasztásán át a nyomtatók üzemeltetéséig és szervizeléséig teljes körű megoldást kínál. Ha több irodája nyomtatási rendszerét szeretné átláthatóbbá és hatékonyabbá tenni, kérjen személyre szabott ajánlatot.
