A digitalizálás minőségét nagyban meghatározza, milyen eszközzel dolgozik a vállalkozás
A papíralapú dokumentumok szerepe az elmúlt években jelentősen átalakult az irodai munkában. Szerződések, számlák, megrendelések, ügyfélanyagok és különböző belső dokumentumok továbbra is rendszeresen érkeznek papíron, ugyanakkor ezek jelentős részét rövid időn belül digitálisan is fel kell dolgozni, továbbítani vagy archiválni. Emiatt egy megfelelő Canon szkenner ma már nem egyszerűen egy irodai kiegészítő lehet, hanem a vállalkozás dokumentumkezelési rendszerének fontos része.
Kisebb dokumentummennyiségnél szinte bármilyen alapvető szkennelési lehetőség elegendőnek tűnhet. Más a helyzet azonban akkor, amikor egy munkatárs naponta több tucat vagy akár több száz oldalt digitalizál. Ilyenkor már néhány másodperc különbség, a papírok manuális forgatása vagy egy gyakori beolvasási hiba is érezhetően lassíthatja a munkát. A szkenner kiválasztásánál ezért nem pusztán a készülék műszaki adatait érdemes összehasonlítani, hanem azt is meg kell vizsgálni, hogyan illeszkedik az adott eszköz a vállalkozás napi folyamataihoz.
A Canon üzleti dokumentumszkennerei között különböző felhasználási igényekre kialakított megoldások találhatók, ezért nem feltétlenül ugyanaz a készülék lesz megfelelő egy kisebb irodába és egy nagy dokumentumforgalmat kezelő vállalkozáshoz. Ebben a cikkben azt vizsgáljuk meg, milyen szempontokat érdemes figyelembe venni a választás során, és arra is kitérünk, milyen esetekben jelenthet alternatívát a Canon szkenner bérlés a saját eszköz beszerzésével szemben.
Nem minden irodának ugyanarra a szkennerre van szüksége
Egy megfelelő vállalati szkenner kiválasztása előtt érdemes abból kiindulni, hogy valójában milyen dokumentumokat és milyen mennyiségben kell digitalizálni. Egy kisebb vállalkozásnál előfordulhat, hogy naponta mindössze néhány szerződést vagy számlát kell elektronikus formába alakítani. Egy könyvelőirodában, ügyvédi irodában, pénzügyi területen vagy nagyobb adminisztratív részlegen ezzel szemben akár folyamatos dokumentumfeldolgozás történhet.
A két környezet között nemcsak a szükséges sebességben van különbség. Nagyobb dokumentummennyiségnél fontosabbá válik az automatikus lapadagolás, a kétoldalas beolvasás, a különböző papírméretek kezelése és az is, hogy a készülék hosszabb terhelés mellett is megbízhatóan működjön. Ha rendszeresen többoldalas dokumentumokat kell digitalizálni, egy rosszul megválasztott eszköz mellett a munkatárs idejének jelentős részét olyan manuális műveletek vihetik el, amelyeket egy megfelelő dokumentumszkenner automatikusan elvégezhetne.
Éppen ezért a választásnál nem feltétlenül a legnagyobb teljesítményű Canon szkenner megtalálása a cél. Sokkal fontosabb, hogy a készülék kapacitása és funkciói megfeleljenek annak a munkafolyamatnak, amelyben nap mint nap használni fogják.
A szkennelési sebesség önmagában még nem mond el mindent
A vállalati dokumentumszkennerek összehasonlításakor az egyik legfeltűnőbb adat általában a beolvasási sebesség. Ez kétségtelenül fontos paraméter, különösen nagy dokumentumforgalom mellett, mégsem érdemes kizárólag ez alapján dönteni.
Hiába képes egy szkenner rövid idő alatt nagy mennyiségű oldalt feldolgozni, ha a dokumentumokat előtte hosszasan rendezni kell, gyakori a hibás behúzás, vagy a digitalizált állományok további manuális kezelést igényelnek. A tényleges hatékonyságot a teljes folyamat határozza meg: mennyire egyszerű a dokumentumok betöltése, hogyan kezeli a készülék a kétoldalas iratokat, mennyire megbízható az adagolás, és mi történik a fájlokkal a beolvasást követően.
Egy jól megválasztott Canon dokumentumszkenner ezért nem egyszerűen gyorsabban dolgozik. A cél az, hogy a digitalizálás minél kevesebb beavatkozást igényeljen a felhasználótól, és a dokumentum a lehető legrövidebb úton kerüljön a megfelelő digitális helyre.
Az automatikus lapadagolás nagy dokumentummennyiségnél alapvetővé válhat
Ha egy vállalkozás rendszeresen többoldalas iratokat dolgoz fel, az automatikus lapadagoló az egyik legfontosabb funkció lehet. Egy szerződés, számlacsomag vagy több tucat oldalas ügyfélanyag oldalanként történő beolvasása nemcsak lassú, hanem szükségtelenül leköti a munkatársat is.
Egy megfelelő adagolóval rendelkező szkennernél a dokumentumokat egyszerre lehet behelyezni, a készülék pedig egymás után dolgozza fel az oldalakat. Ha ehhez automatikus kétoldalas szkennelés is társul, nincs szükség arra, hogy a felhasználó manuálisan megfordítsa a lapokat. Napi néhány oldalnál ennek jelentősége kisebbnek tűnhet, rendszeres dokumentumfeldolgozásnál azonban az így megtakarított idő már számottevő lehet.
Fontos ugyanakkor azt is figyelembe venni, milyen dokumentumok kerülnek rendszeresen a készülékbe. Nem minden vállalkozás kizárólag azonos méretű és tökéletes állapotú A4-es lapokat kezel. A különböző méretű, vastagságú vagy állapotú dokumentumok miatt az adagolási rendszer megbízhatósága legalább olyan lényeges lehet, mint a névleges sebesség.
A jó szkenner nemcsak digitalizál, hanem egyszerűsíti a dokumentumkezelést is
A szkennelési folyamat valójában nem ér véget akkor, amikor a papíralapú dokumentumból digitális fájl készül. A dokumentumot ezt követően el kell nevezni, megfelelő helyre kell menteni, esetenként továbbítani kell egy munkatársnak, ügyfélnek vagy másik részlegnek. Ha mindez minden alkalommal manuálisan történik, a gyors szkenner önmagában még nem feltétlenül eredményez hatékonyabb munkát.
A vállalati környezetre kialakított rendszereknél ezért érdemes figyelembe venni a kapcsolódó szoftveres és dokumentumkezelési lehetőségeket is. Egy jól kialakított munkafolyamat segítségével a beolvasott dokumentumok gyorsabban kerülhetnek a megfelelő digitális környezetbe, ez pedig nemcsak időt takaríthat meg, hanem a téves mentések és egyéb manuális hibák lehetőségét is csökkentheti.
Ez különösen fontos akkor, amikor a digitalizálás már nem alkalmi feladat, hanem a vállalkozás napi működésének része. Ilyen környezetben a szkennerre érdemes nem önálló eszközként, hanem a teljes dokumentumkezelési folyamat egyik elemeként tekinteni.
A különböző Canon dokumentumszkennerekről és üzleti megoldásokról a Canon hivatalos magyarországi oldalán is találhatók további információk.
Mikor érdemes külön dokumentumszkennerben gondolkodni?
A modern multifunkciós nyomtatók jelentős része már megfelelő szkennelési képességekkel rendelkezik, ezért jogosan merülhet fel a kérdés, hogy egy vállalkozásnak miért lenne szüksége külön dokumentumszkennerre. A válasz elsősorban a használat intenzitásában és a munkafolyamat jellegében keresendő.
Ha a szkennelés csak alkalomszerű feladat, egy megfelelő multifunkciós készülék sok esetben teljesen elegendő lehet. Ha azonban egy adott munkatárs vagy részleg folyamatosan dokumentumokat digitalizál, egy erre a célra kialakított eszköz hatékonyabb munkakörnyezetet teremthet. Ilyenkor a nyomtatási és másolási feladatok sem akadályozzák a nagyobb mennyiségű digitalizálást, miközben maga a szkenner is kifejezetten erre a munkafolyamatra optimalizálható.
A külön eszköz tehát nem feltétlenül azért indokolt, mert egy multifunkciós nyomtató ne lenne képes jó minőségben szkennelni. Sokkal inkább arról van szó, hogy nagyobb dokumentumforgalomnál a dedikált megoldás jobban illeszkedhet a vállalkozás napi munkaritmusához.
A megfelelő Canon szkenner kiválasztását mindig a munkafolyamatból érdemes kiindítani
A vállalati eszköz kiválasztásának egyik leggyakoribb hibája, amikor előbb születik döntés a konkrét modellről, és csak utána derül ki, hogyan fogják azt használni. A sorrendet érdemes megfordítani. Először a dokumentumok mennyiségét, típusát, a felhasználók számát és a digitalizálás utáni folyamatot kell megérteni, majd ezekhez lehet megfelelő eszközt választani.
Ezzel elkerülhető, hogy egy kisebb iroda szükségtelenül nagy kapacitású rendszert használjon, ugyanakkor az is, hogy egy intenzív dokumentumfeldolgozást végző részleg olyan készüléket kapjon, amely néhány hónapon belül szűk keresztmetszetté válik.
A megfelelő döntésnél pedig nem feltétlenül csak az eszköz megvásárlása jöhet szóba. Bizonyos vállalati helyzetekben a Canon szkenner bérlés is olyan alternatívát jelenthet, amely lehetővé teszi, hogy a cég a saját működéséhez illeszkedő professzionális eszközt használjon megfelelő szakmai háttér mellett.
Mikor lehet jó megoldás a Canon szkenner bérlés?
Egy professzionális dokumentumszkenner kiválasztásakor nem feltétlenül csak a vásárlás jelenthet megoldást. Azoknál a vállalkozásoknál, ahol fontos a megbízható dokumentumfeldolgozás, ugyanakkor nem szeretnének saját eszköz beszerzésével és annak teljes körű üzemeltetésével foglalkozni, a Canon szkenner bérlés is megfontolandó lehetőség lehet.
A bérlés egyik fontos előnye, hogy a vállalkozás igényeiből lehet kiindulni. Nem egyszerűen egy készüléket kell kiválasztani a kínálatból, hanem felmérhető, hogy milyen dokumentumokat, milyen rendszerességgel és milyen mennyiségben dolgoz fel a cég. Ez alapján olyan Canon szkenner kerülhet a munkafolyamatba, amelynek teljesítménye valóban megfelel a feladatnak.
Ez különösen akkor lehet fontos, ha a vállalkozás dokumentumforgalma idővel változik. Egy növekvő cég esetében például néhány év alatt jelentősen emelkedhet a digitalizálandó iratok száma, új részlegek jelenhetnek meg, vagy teljesen új dokumentumkezelési folyamatok alakulhatnak ki. Ilyen környezetben érdemes olyan megoldásban gondolkodni, amely hosszabb távon is képes követni a vállalkozás működését.
Milyen cégek számára lehet különösen érdekes a szkenner bérlés?
A szkenner bérlés elsősorban ott válhat igazán relevánssá, ahol a dokumentumok digitalizálása nem alkalmi feladat, hanem a napi működés rendszeres része. Egy könyvelőirodában például nagy mennyiségű számla és pénzügyi dokumentum érkezhet, míg egy ügyvédi irodában szerződések, mellékletek és ügyfélanyagok folyamatos feldolgozására lehet szükség. Hasonló igény jelentkezhet nagyobb adminisztratív részlegeken vagy olyan vállalkozásoknál is, ahol korábbi papíralapú archívum digitalizálása zajlik.
Ezekben az esetekben már nem mindegy, hogy egy több száz oldalas dokumentummennyiség feldolgozása mennyi időt vesz igénybe, milyen gyakran kell a folyamatba manuálisan beavatkozni, illetve mennyire megbízhatóan működik az eszköz folyamatos terhelés mellett.
A Canon szkenner bérlés ezért nem kizárólag azoknak a cégeknek lehet érdekes, amelyek nem szeretnének saját készüléket vásárolni. Olyan vállalkozások számára is megfelelő konstrukció lehet, amelyek professzionális eszközre és a hozzá kapcsolódó szakmai háttérre egyaránt igényt tartanak.
A készülék mellett a szolgáltatási hátteret is érdemes megvizsgálni
Egy vállalati szkennelési rendszer megbízhatóságát nem kizárólag maga az eszköz határozza meg. Ha a digitalizálás a napi munkafolyamatok fontos része, egy meghibásodás vagy tartós működési probléma ugyanúgy fennakadást okozhat, mint egy irodai nyomtató kiesése.
Éppen ezért bérlés esetén érdemes azt is megvizsgálni, milyen szakmai háttér kapcsolódik a készülékhez. Egy megfelelő partner nem csupán abban segíthet, hogy a vállalkozás a feladatainak megfelelő Canon szkennert válassza ki, hanem az eszköz későbbi működtetése során is támogatást biztosíthat.
Ez azért is lényeges, mert a dokumentumkezelési igények nem feltétlenül maradnak változatlanok. Egy új szoftver bevezetése, a vállalkozás növekedése vagy a digitalizálási folyamat átalakítása új követelményeket támaszthat. Ilyenkor jelentős előnyt jelenthet, ha a vállalkozás mögött olyan szolgáltató áll, amely a teljes rendszer működését ismeri.
A szkennert érdemes a teljes dokumentumkezelési rendszer részeként kezelni
A vállalati digitalizálás akkor válik igazán hatékonnyá, amikor nem különálló műveletek sorozataként működik. Ha egy dokumentumot először beszkennelnek, majd egy munkatárs manuálisan átnevezi, áthelyezi, továbbítja és archiválja, a digitalizálás ugyan megtörtént, a folyamat azonban továbbra is jelentős adminisztrációt igényel.
Egy korszerűbb szemléletben maga a Canon szkenner csak a dokumentum útjának első technikai állomása. Legalább ilyen fontos az, hogy a beolvasott állomány ezt követően hogyan kerül a megfelelő mappába, rendszerbe vagy munkatárshoz. Ha ezek a folyamatok átgondoltan épülnek egymásra, a digitalizálás nem újabb feladatot teremt, hanem valóban csökkenti az adminisztrációt.
Ezért egy új szkenner kiválasztásakor érdemes azt is végiggondolni, milyen problémát szeretne megoldani vele a vállalkozás. A cél nem feltétlenül az, hogy gyorsabban lehessen papírokat beolvasni, hanem az, hogy a dokumentumok teljes feldolgozása váljon egyszerűbbé és kiszámíthatóbbá.
Összegzés
A megfelelő Canon szkenner kiválasztásakor tehát jóval több szempontot érdemes figyelembe venni, mint pusztán a beolvasási sebességet. A napi dokumentummennyiség, az automatikus lapadagolás, a kétoldalas feldolgozás, a kezelt dokumentumtípusok és a digitalizálás utáni munkafolyamat egyaránt meghatározza, milyen eszköz illeszkedik legjobban egy vállalkozás működéséhez.
Kisebb dokumentumforgalomnál egy multifunkciós készülék szkennelési lehetősége is megfelelő lehet, intenzív feldolgozás esetén azonban már indokolt lehet egy dedikált dokumentumszkenner használata. A készülék kiválasztásakor pedig nem feltétlenül csak vásárlásban érdemes gondolkodni: a Canon szkenner bérlés olyan lehetőség lehet, amely a professzionális eszköz használatát megfelelő szolgáltatási háttérrel kapcsolja össze.
A legfontosabb minden esetben az, hogy ne önmagában egy készüléket válasszon a vállalkozás. A szkenner akkor teremt valódi üzleti értéket, ha megfelelően illeszkedik a dokumentumkezelési folyamatokhoz, és egyszerűbbé teszi azt a munkát, amelyet a kollégák nap mint nap végeznek.
Canon szkenner bérlés vállalkozások számára
Ha vállalkozása professzionális dokumentumszkennert keres, érdemes a konkrét készülék kiválasztása előtt felmérni a tényleges dokumentumkezelési igényeket. Így elkerülhető, hogy a rendszer indokolatlanul nagy teljesítményű legyen, vagy éppen rövid időn belül kevésnek bizonyuljon.
A Profix Copy 2000 Kft. Canon dokumentumkezelési megoldások kiválasztásában, bérlésében és üzemeltetésében is segítséget nyújt vállalkozások számára. Ha Canon szkenner bérlés iránt érdeklődik, kérjen személyre szabott megoldást a cég működése és dokumentumforgalma alapján.
