Nem minden vállalkozásnak van szüksége A3-as nyomtatásra
Egy új irodai nyomtató kiválasztásakor könnyű abból kiindulni, hogy a nagyobb készülék egyben jobb megoldást is jelent. Ha egy berendezés A3-as méretben is képes nyomtatni, több papírtálcával rendelkezik és nagyobb terhelésre tervezték, első látásra logikus választásnak tűnhet egy vállalkozás számára. A gyakorlatban azonban egy A3 nyomtató akkor jelent valódi előnyt, ha a napi munkafolyamatok ténylegesen igénylik a nagyobb formátumot vagy az ehhez kapcsolódó nagyobb teljesítményt.
Sok irodában a dokumentumok döntő része továbbra is A4-es méretben készül. Szerződések, számlák, ajánlatok, belső dokumentumok és általános adminisztráció esetén gyakran nincs szükség nagyobb papírméretre. Más vállalkozásoknál azonban rendszeresen előfordulnak olyan táblázatok, terveket tartalmazó dokumentumok, kimutatások, prezentációs anyagok vagy összetettebb grafikai tartalmak, amelyek A3-as méretben jóval áttekinthetőbbek.
A kérdés ezért nem egyszerűen az, hogy egy A3-as készülék többet tud-e, hanem az, hogy az adott vállalkozás valóban ki tudja-e használni ezeket a lehetőségeket.
Az A3-as formátum ott hasznos, ahol egy A4-es oldal már túl szűk
Az A3-as papírméret egyik legkézenfekvőbb előnye a nagyobb felület. Ez különösen olyan dokumentumoknál lehet fontos, ahol sok információt kell egyszerre áttekinteni.
Egy részletes pénzügyi vagy projektkimutatás például A4-es méretben gyakran csak nagyon kis betűmérettel fér el egyetlen oldalon, vagy több lapra kell bontani. Ugyanez A3-as formátumban áttekinthetőbbé válhat. Hasonló helyzet állhat elő műszaki rajzok, alaprajzok, nagyobb táblázatok, folyamatábrák vagy prezentációs anyagok esetében is.
Éppen ezért az A3 nyomtató cégeknek elsősorban akkor lehet indokolt, ha a nagyobb formátum rendszeresen része a napi munkának. Építészeti, mérnöki vagy kivitelező vállalkozások mellett pénzügyi, kereskedelmi, logisztikai vagy projektalapú működésnél is előfordulhatnak olyan dokumentumok, amelyeknél praktikusabb az A3-as megjelenítés.
Fontos azonban a rendszeresség. Ha évente néhány alkalommal lenne szükség nagyobb méretű dokumentumra, önmagában ez még nem feltétlenül indokol egy A3-as rendszer fenntartását. Ha viszont hetente vagy akár naponta jelentkezik ez az igény, már egészen más lehet a helyzet.
Az A3-as készülékek előnye nem feltétlenül csak a papírméret
Egy vállalati A3 multifunkciós nyomtató sok esetben nem pusztán azért kerül egy nagyobb iroda központjába, mert A3-as lapokat is képes kezelni. Az ilyen készülékeket jellemzően eleve nagyobb dokumentumforgalomra, több felhasználó kiszolgálására és összetettebb irodai feladatokra tervezik.
Ez megjelenhet a nagyobb papírkapacitásban, a gyorsabb automatikus dokumentumadagolóban, a kétoldalas szkennelésben, a különböző papírtípusok kezelésében vagy akár a dokumentumok utófeldolgozásában is. Egy megfelelően kiválasztott rendszer ezért egyszerre válthat ki több kisebb eszközt, és központi nyomtatási, másolási és szkennelési pontként működhet.
Ez viszont nem jelenti azt, hogy minden nagyobb irodának automatikusan A3-as készülékre van szüksége. Ha a munkatársak döntő többsége egyszerű A4-es dokumentumokat kezel, és a havi terhelés sem indokol nagyobb rendszert, egy megfelelően méretezett A4-es üzleti készülék akár jobb választás is lehet.
A döntést a dokumentumforgalomból érdemes kiindítani
Az A3-as rendszer kiválasztása előtt ezért elsőként azt érdemes megvizsgálni, milyen dokumentumok készülnek ténylegesen a vállalkozásnál. Milyen gyakran lenne szükség A3-as nyomtatásra? Hány munkatárs használja majd a készüléket? Mekkora a havi dokumentumforgalom? Fontos-e a gyors szkennelés, a több papírtálca vagy az automatikus kétoldalas dokumentumkezelés?
Ezekből a válaszokból sokkal pontosabban meghatározható, hogy egy irodai A3 nyomtató valóban indokolt beruházás-e, vagy egy kisebb rendszer is megfelelően kiszolgálná a vállalkozást.
A cél nem a lehető legtöbb funkció megszerzése, hanem annak megtalálása, hogy milyen eszköz illeszkedik legjobban a napi munkafolyamatokhoz.
Milyen vállalkozásoknál lehet különösen hasznos az A3-as rendszer?
Az A3 nyomtató elsősorban ott lehet igazán előnyös, ahol rendszeresen készülnek olyan dokumentumok, amelyek A4-es méretben már nehezen áttekinthetők. Ide tartozhatnak például műszaki rajzok, részletes kimutatások, nagyobb táblázatok, prezentációs anyagok vagy belső tervek.
Építészeti és mérnöki irodákban ez szinte magától értetődő igény lehet, de ugyanígy indokolt lehet logisztikai, pénzügyi vagy kereskedelmi vállalkozásoknál is, ahol összetettebb adatokat kell egyetlen oldalon jól áttekinthetően megjeleníteni.
A lényeg itt is az, hogy ne a vállalkozás mérete döntsön, hanem a dokumentumforgalom jellege. Egy kisebb cégnek is lehet rendszeres A3-as igénye, miközben egy nagyobb iroda akár teljesen jól működhet A4-es rendszerrel.
Mikor lehet jó megoldás az A3 nyomtató bérlés?
Egy professzionális A3-as multifunkciós készülék komolyabb irodai rendszer része lehet, ezért nem minden vállalkozás szeretné saját eszközként megvásárolni és külön megszervezni annak későbbi üzemeltetését.
Az A3 nyomtató bérlés akkor lehet praktikus, ha a vállalkozás a készülék mellett szerviz- és karbantartási hátteret is szeretne. Így nemcsak az eszköz kiválasztása, hanem annak hosszabb távú működtetése is tervezhetőbbé válhat.
Ez különösen olyan környezetben lehet fontos, ahol a készüléket sok munkatárs használja, és egy váratlan meghibásodás komoly fennakadást okozna. A bérleti konstrukció ugyanakkor akkor működik jól, ha a készülék teljesítménye valóban a tényleges használathoz igazodik.
A megfelelő üzemeltetési háttér legalább olyan fontos, mint maga a készülék
Egy A3-as multifunkciós rendszer nagyobb terhelés mellett is folyamatosan működhet, ezért a karbantartás, a szervizelés és a megfelelő beállítás hosszabb távon különösen fontos.
A Canon üzleti A3-as és multifunkciós rendszerei között különböző teljesítményű megoldások érhetők el. A választásnál azonban nem érdemes kizárólag a műszaki adatokból kiindulni; a nyomtatási volumen, a felhasználók száma és a dokumentumkezelési feladatok együtt határozzák meg, melyik rendszer lehet megfelelő. További információ a Canon magyarországi oldalán érhető el.
Összegzés
Az A3 nyomtató nem minden vállalkozás számára szükséges, de ahol rendszeresen dolgoznak nagyobb formátumú vagy összetettebb dokumentumokkal, valódi előnyt jelenthet.
A jó döntéshez érdemes nemcsak azt megvizsgálni, hogy szükség van-e A3-as nyomtatásra, hanem azt is, hogy milyen dokumentumforgalmat kell kiszolgálni, hányan használják majd a készüléket, és milyen szkennelési vagy dokumentumkezelési funkciókra van szükség.
A3 nyomtató vállalkozásoknak a Profix szakértőivel
A Profix Copy 2000 Kft. segít felmérni vállalkozása dokumentumkezelési igényeit, kiválasztani a megfelelő Canon A3-as készüléket, valamint igény esetén annak bérlésében, üzembe helyezésében és hosszú távú üzemeltetésében is támogatást nyújt.
