Egy működő géppark még nem feltétlenül hatékony
Egy vállalkozás irodai eszközparkja ritkán egyetlen tudatos döntés eredményeként alakul ki. Kezdetben szükség van egy nyomtatóra, később érkezik egy második készülék egy új részleghez, majd egy régebbi eszköz is használatban marad, mert még működik. Néhány év alatt könnyen létrejöhet egy olyan környezet, amelyben több különböző teljesítményű, korú és típusú készülék dolgozik egymás mellett, miközben senki nem vizsgálja meg rendszeresen, hogy ezek valóban jól szolgálják-e a vállalkozás működését.
A probléma az, hogy egy eszköz attól még nem feltétlenül megfelelő, hogy technikailag működőképes. Előfordulhat, hogy egy nagy teljesítményű multifunkciós készüléket csak napi néhány alkalommal használnak, miközben néhány méterrel arrébb egy kisebb nyomtató folyamatosan túlterhelt. Más esetben ugyanazon az emeleten több különálló készülék működik párhuzamosan, eltérő kellékanyagokkal és karbantartási igényekkel, miközben egy átgondoltabban kialakított rendszer kevesebb eszközzel is megfelelően kiszolgálná a munkatársakat.
Az irodai géppark optimalizálás célja ezért nem egyszerűen az, hogy kevesebb nyomtató legyen az irodában. Sokkal inkább annak meghatározása, hogy milyen eszközállomány képes a vállalkozás tényleges igényeit a lehető legésszerűbben kiszolgálni. Ehhez pedig találgatás helyett a valós használatból érdemes kiindulni.
Az optimalizálás első lépése a jelenlegi működés megértése
Egy irodai géppark átalakítását nem érdemes azzal kezdeni, hogy új készülékeket keresünk. Először azt kell pontosan látni, hogyan működik a jelenlegi rendszer. Melyik nyomtatót hányan használják? Mekkora dokumentummennyiség készül rajta? Mikor jelentkeznek a legnagyobb terhelések? Milyen gyakran történik szkennelés vagy másolás? Vannak-e olyan eszközök, amelyek szinte folyamatosan működnek, miközben más készülékek kihasználtsága alacsony?
Ezek az adatok gyakran egészen más képet mutatnak, mint amit elsőre az iroda működése alapján feltételeznénk. Egy készülék például fizikailag jó helyen lehet, mégis előfordulhat, hogy a munkatársak egy másik nyomtatót használnak, mert annak gyorsabb a kezelése vagy olyan funkcióval rendelkezik, amelyre rendszeresen szükségük van. Ilyenkor az egyik eszköz túlterheltté válik, míg a másik kihasználatlan marad.
A Profix irodai géppark optimalizálási szolgáltatásának egyik fontos része éppen ezért a nyomtatási volumen és a felhasználói szokások elemzése. A valódi használati adatokból már jóval pontosabban meghatározható, hogy hol van szükség nagyobb kapacitásra, hol elegendő egy kisebb készülék, és mely pontokon lehet egyszerűsíteni az eszközparkot.
Nem mindig több gépre van szükség, amikor nő a vállalkozás
Egy iroda bővülésekor természetes reakció lehet, hogy újabb nyomtató kerül a rendszerbe. Ha érkezik tíz új munkatárs, könnyű arra következtetni, hogy a meglévő gépparkot is bővíteni kell. A valóságban azonban nem feltétlenül a készülékek száma határozza meg, hogy egy nyomtatási környezet megfelelően működik-e.
Előfordulhat, hogy a meglévő eszközök kapacitása elegendő lenne, csak nem megfelelően helyezkednek el vagy rosszul oszlik el közöttük a terhelés. Más esetben éppen ellenkező probléma jelentkezik: több kisebb készülék működik az irodában, miközben egy megfelelően méretezett központi multifunkciós rendszer egyszerűbben szolgálná ki ugyanazokat a feladatokat.
Az optimalizálás ezért nem előre meghatározott recept szerint történik. Van olyan vállalkozás, ahol a készülékek számának csökkentése jelent ésszerű megoldást, máshol egy új eszköz beállítása szüntetheti meg a rendszer egyik szűk keresztmetszetét. A döntés alapját minden esetben a tényleges munkafolyamatoknak kell adniuk.
A helykihasználás is része az irodai géppark tervezésének
A nyomtatási infrastruktúra kialakításakor sok vállalkozás kizárólag műszaki szempontokban gondolkodik, miközben egy iroda fizikai kialakítása legalább ennyire fontos lehet. Több kisebb készülék nemcsak bonyolultabb üzemeltetést jelenthet, hanem értékes helyet is elfoglalhat, különösen kisebb budapesti irodákban, ahol minden négyzetméternek jelentősége van.
Egy jól megtervezett eszközpark esetében ezért azt is vizsgálni kell, hol helyezkednek el a készülékek, milyen távol vannak az őket rendszeresen használó munkatársaktól, és szükség van-e valóban minden meglévő eszközre. A cél természetesen nem az, hogy a kollégáknak az iroda másik végébe kelljen sétálniuk minden nyomtatásért. A megfelelő elrendezés inkább azt jelenti, hogy a készülékek száma, teljesítménye és elhelyezése egyaránt igazodik a tényleges használathoz.
Ez különösen érdekes lehet irodaköltözés vagy átalakítás előtt. Ha a vállalkozás már úgyis újragondolja a munkaterületeket, érdemes a nyomtatási infrastruktúrát is bevonni a tervezésbe, nem pedig utólag megpróbálni helyet találni a meglévő eszközöknek. A Profix szolgáltatásában ezért az irodai átalakításokhoz kapcsolódó műszaki tanácsadás is része lehet az optimalizálási folyamatnak.
A különböző készülékekből álló eszközpark idővel egyre nehezebben kezelhető
Egy régebbi nyomtató megtartása sokszor észszerű döntésnek tűnik, ha az eszköz továbbra is működik. Ha azonban az évek során több különböző típus kerül egymás mellé, az üzemeltetés fokozatosan összetettebbé válhat. Más kellékanyag szükséges, eltérő kezelőfelületekkel találkoznak a felhasználók, különbözhetnek a hálózati beállítások, és a szervizelés sem feltétlenül kezelhető egységesen.
Ez nem jelenti azt, hogy minden működő készüléket azonnal le kell cserélni. Sokkal fontosabb annak felmérése, hogy az adott eszköznek továbbra is van-e indokolt szerepe a teljes rendszerben. Egy jól működő nyomtató például továbbra is megfelelő lehet egy kisebb forgalmú részlegen, miközben egy túlterhelt központi készülék cseréje már valódi működési javulást hozhat.
Az irodai géppark optimalizálásának éppen ez az egyik legfontosabb különbsége az egyszerű eszközcseréhez képest: nem egyes nyomtatókat vizsgál, hanem a teljes rendszert és annak használatát.
Az elemzésből akkor lesz valódi eredmény, ha konkrét megvalósítási terv készül
Az irodai géppark felmérése önmagában még nem old meg semmit. Az összegyűjtött adatok akkor teremtenek valódi értéket, ha ezek alapján konkrét javaslat készül arra, hogyan érdemes átalakítani a jelenlegi rendszert. Ez jelentheti egyes készülékek áthelyezését, egy túlterhelt eszköz nagyobb teljesítményű modellre cserélését, bizonyos nyomtatók kivonását vagy akár új készülék beállítását is.
A megfelelő tervnek nemcsak azt kell megmutatnia, milyen eszközpark lenne ideális, hanem azt is, hogyan érdemes a változtatást végrehajtani úgy, hogy az a lehető legkevésbé zavarja a napi munkát. Egy nagyobb iroda esetében különösen fontos lehet a fokozatos átállás, a hálózati beállítások előkészítése, a felhasználók megfelelő tájékoztatása és az új rendszer későbbi üzemeltetésének megtervezése.
A Profix irodai géppark optimalizálási szolgáltatásában ezért a felmérést megvalósítási és üzemeltetési javaslat követheti. Így a vállalkozás nem pusztán egy elemzést kap a jelenlegi helyzetről, hanem egy olyan irányt is, amely alapján ténylegesen fejleszthető a nyomtatási infrastruktúra.
Az optimalizálás nem egyszeri projekt
Egy jól kialakított géppark sem marad örökké optimális. A vállalkozás növekedhet, új munkatársak érkezhetnek, átalakulhat az iroda vagy megváltozhatnak a dokumentumkezelési szokások. Egyre több folyamat kerülhet digitális környezetbe, miközben bizonyos részlegeken éppen nőhet a nyomtatási vagy szkennelési igény.
Éppen ezért az irodai géppark optimalizálás nem feltétlenül egyszeri beavatkozásként értelmezhető. Érdemes időről időre újra megvizsgálni, hogy a készülékek kihasználtsága továbbra is megfelel-e annak, amire eredetileg tervezték őket.
Ez különösen fontos növekvő vagy több telephelyen működő cégeknél. Ha az eszközpark a vállalkozással együtt fejlődik, kisebb az esélye annak, hogy néhány év alatt ismét átláthatatlan, túlméretezett vagy éppen kapacitáshiányos rendszer alakuljon ki.
A megfelelő eszköz kiválasztása csak a folyamat egyik része
Az optimalizálás eredményeként előfordulhat, hogy bizonyos készülékek cseréje vagy új eszközök beállítása válik indokolttá. Ilyenkor sem önmagában a nyomtató műszaki adatlapjából érdemes kiindulni, hanem abból, milyen szerepet tölt majd be a teljes rendszerben.
A Canon vállalati nyomtatási és dokumentumkezelési megoldásai között különböző terhelésre és irodai környezetre kialakított rendszerek érhetők el. Egy kisebb részleg számára kompaktabb megoldás lehet megfelelő, míg egy nagy dokumentumforgalmat kezelő központi iroda egészen más kapacitást igényelhet. A Canon üzleti eszközeiről további információ a Canon magyarországi oldalán található.
A cél azonban egyik esetben sem az, hogy minél nagyobb vagy minél több funkcióval rendelkező készülék kerüljön az irodába. Az optimális rendszer az, amely megfelelő kapacitást biztosít anélkül, hogy szükségtelen eszközöket vagy kihasználatlan teljesítményt tartana fenn.
Mikor érdemes felülvizsgálni az irodai gépparkot?
Nem szükséges megvárni, amíg a jelenlegi rendszer komoly problémákat okoz. Jó alkalom lehet a felülvizsgálatra egy költözés vagy irodai átalakítás, jelentősebb létszámbővülés, új telephely megnyitása vagy akkor, amikor a vállalkozás azt tapasztalja, hogy egyes készülékek folyamatosan túlterheltek, mások pedig szinte kihasználatlanok.
Szintén érdemes lehet felmérést végezni akkor, ha az évek során sokféle készülék került egymás mellé, és a karbantartás, a kellékanyagok kezelése vagy a szervizelés már nehezen átlátható. Ilyenkor gyakran nem egyetlen nyomtató jelenti a problémát, hanem maga a rendszer vált indokolatlanul összetetté.
Összegzés
Egy jól működő irodai géppark nem attól hatékony, hogy sok korszerű készülékből áll. A valódi cél az, hogy minden eszköznek világos szerepe legyen, a rendelkezésre álló kapacitás igazodjon a használathoz, és a rendszer működtetése ne jelentsen felesleges adminisztrációt a vállalkozás számára.
Az irodai géppark optimalizálás ezért adatokra és valós felhasználói szokásokra épül. A nyomtatási volumen, az eszközök kihasználtsága, az iroda fizikai kialakítása és a jövőbeni igények együttes vizsgálata alapján alakítható ki olyan rendszer, amely hosszú távon is átlátható és hatékony marad.
Irodai géppark optimalizálás a Profix szakértőivel
Ha vállalkozásánál több nyomtató, multifunkciós készülék vagy egyéb dokumentumkezelési eszköz működik, érdemes időnként felmérni, hogy a jelenlegi rendszer valóban megfelel-e a tényleges használatnak.
A Profix Copy 2000 Kft. részletesen felméri a meglévő irodai gépparkot, elemzi a nyomtatási volument és a felhasználói szokásokat, majd javaslatot készít a hatékonyabb eszközállomány és üzemeltetési rendszer kialakítására. A felmérés irodai átalakítás vagy költözés előtt is hasznos alapot adhat a műszaki tervezéshez.
