A modern multifunkciós nyomtatók jóval többre képesek, mint azt a legtöbb vállalkozás kihasználja
Amikor egy vállalkozás új nyomtatási rendszer kialakításán gondolkodik, a döntés sok esetben néhány alapvető szempont körül forog. Milyen gyorsan nyomtat a készülék? Színes vagy fekete-fehér? Mennyi papír fér bele? Ezek természetesen fontos kérdések, de önmagukban még nem határozzák meg, hogy egy adott rendszer valóban támogatni fogja-e a vállalkozás mindennapi működését.
A korszerű multifunkciós nyomtató ma már jóval több feladatot lát el annál, mint hogy dokumentumokat nyomtasson. A legtöbb üzleti készülék egyetlen rendszerben egyesíti a nyomtatást, a másolást, a szkennelést és a dokumentumok digitális továbbítását, miközben számos olyan funkcióval is rendelkezik, amely jelentősen egyszerűsítheti a napi adminisztrációt. Ennek ellenére sok vállalkozás ezeknek a lehetőségeknek csupán kis részét használja ki.
Ennek egyik oka, hogy a döntés során gyakran kizárólag a készülék műszaki paraméterei kerülnek előtérbe. A vállalkozások ritkábban teszik fel azt a kérdést, hogy valójában milyen munkafolyamatokat kell kiszolgálnia az új rendszernek, és mely funkciók jelentenek valódi segítséget a munkatársak számára. Pedig egy jól megválasztott multifunkciós nyomtató nem csupán gyorsabb nyomtatást biztosít, hanem képes egyszerűbbé tenni a dokumentumkezelést, csökkenteni a manuális feladatok számát és átláthatóbbá tenni az irodai folyamatokat is.
Ebben a cikkben azt mutatjuk be, hogy mely funkciók jelentenek valódi üzleti értéket egy vállalkozás számára, és melyek azok a lehetőségek, amelyek ugyan jól mutatnak egy termékismertetőben, a mindennapi munkában azonban ritkán kerülnek kihasználásra.
Nem minden vállalkozásnak ugyanarra a multifunkciós nyomtatóra van szüksége
Az egyik leggyakoribb hiba, hogy a vállalkozások univerzális megoldást keresnek. Sokan úgy gondolják, hogy létezik egyetlen olyan multifunkciós nyomtató, amely minden cég számára ideális választás lehet. A valóság azonban ennél jóval összetettebb.
Egy könyvelőirodában a gyors kétoldalas szkennelés és a nagy mennyiségű dokumentum feldolgozása jelenti a legfontosabb szempontot. Egy ügyvédi iroda számára elsődleges lehet a biztonságos dokumentumkezelés és a megbízható másolási lehetőség, míg egy egészségügyi szolgáltatónál a gyors digitalizálás és az elektronikus dokumentumtovábbítás válhat nélkülözhetetlenné. Más igényei vannak egy néhány fős irodának, és egészen mások egy több telephelyen működő vállalkozásnak.
Éppen ezért egy multifunkciós nyomtató kiválasztásakor nem elsősorban azt érdemes vizsgálni, hogy milyen funkciókat kínál a készülék, hanem azt, hogy ezek közül melyek támogatják valóban a vállalkozás napi működését. Egy olyan lehetőség, amely egy könyvelőirodában naponta több tucat munkaórát takarít meg, egy másik cégnél akár teljesen kihasználatlan is maradhat.
A megfelelő döntés alapja ezért minden esetben az igények pontos felmérése. Ha ez elmarad, könnyen előfordulhat, hogy a vállalkozás olyan funkciókért fizet, amelyekre valójában soha nem lesz szüksége, miközben egy valóban hasznos lehetőség hiányozni fog a rendszerből.
Az automatikus kétoldalas dokumentumkezelés sokkal több időt takaríthat meg, mint azt elsőre gondolná
A legtöbb vállalkozás számára a kétoldalas nyomtatás ma már természetes funkciónak számít. Jóval kevesebben használják azonban ki az automatikus kétoldalas dokumentumbeolvasás lehetőségét, pedig ez az egyik legnagyobb időmegtakarítást jelentő funkció egy korszerű multifunkciós nyomtató esetében.
Gondoljunk csak bele, mennyi időt vesz igénybe egy többoldalas szerződés, ügyfélanyag vagy pénzügyi dokumentáció kézi megfordítása. Ha ezt naponta többször is el kell végezni, a néhány másodperces műveletek összeadódnak, és hónapok alatt jelentős munkaidőt emészthetnek fel. Az automatikus lapadagolóval és kétoldalas szkenneléssel rendelkező rendszerek ezt a folyamatot teljesen önállóan végzik el, miközben a munkatársak más feladatokra koncentrálhatnak.
Ez különösen előnyös olyan vállalkozásoknál, ahol nagy mennyiségű papíralapú dokumentum érkezik be nap mint nap. A gyorsabb feldolgozás nemcsak kényelmesebb, hanem a dokumentumkezelési folyamatokat is kiszámíthatóbbá teszi.
A dokumentumok közvetlen digitális továbbítása ma már alapvető üzleti előny
A vállalkozások működésében egyre ritkább, hogy egy dokumentum kizárólag papíralapon marad. A legtöbb irat néhány percen belül elektronikus formában is továbbításra kerül, legyen szó egy ügyfélnek küldött szerződésről, egy könyvelő részére továbbított számláról vagy egy belső jóváhagyási folyamatról.
Egy korszerű multifunkciós nyomtató ezért nem csupán szkennelni tud, hanem lehetőséget biztosít arra is, hogy a dokumentumok közvetlenül e-mail címre, hálózati mappába vagy egy előre meghatározott digitális tárhelyre kerüljenek. Ez elsőre apró kényelmi funkciónak tűnhet, a gyakorlatban azonban jelentősen csökkentheti a manuális lépések számát.
Ahelyett, hogy a munkatárs külön számítógépre mentené a fájlt, majd onnan továbbítaná, a teljes folyamat egyetlen művelettel elvégezhető. Ez nemcsak gyorsabb munkát eredményez, hanem csökkenti a hibalehetőségeket is, hiszen kevesebb alkalommal kell manuálisan kezelni a dokumentumokat.
A Canon üzleti multifunkciós rendszerei számos olyan dokumentumkezelési megoldást kínálnak, amelyek kifejezetten vállalati környezetben segítik az adminisztráció egyszerűsítését. Ezekről a lehetőségekről részletes információ a Canon hivatalos magyarországi oldalán található:
Nem a legtöbb funkcióval rendelkező készülék a legjobb választás
Sok vállalkozás hajlamos azt feltételezni, hogy minél több funkciót kínál egy multifunkciós nyomtató, annál jobb befektetésnek számít. A gyakorlat azonban ennek gyakran az ellenkezőjét mutatja.
A valóban hatékony nyomtatási rendszer nem attól lesz értékes, hogy minden elérhető lehetőséget tartalmaz, hanem attól, hogy pontosan azokat a funkciókat biztosítja, amelyekre a vállalkozásnak nap mint nap szüksége van. Egy jól megválasztott rendszer egyszerűsíti a munkafolyamatokat, támogatja a dokumentumkezelést és hosszú távon is képes alkalmazkodni a cég működéséhez.
Éppen ezért a multifunkciós nyomtató kiválasztása során érdemes nem a funkciók számát, hanem azok valódi üzleti hasznát vizsgálni. Ez az a szemlélet, amely hosszú távon nemcsak kényelmesebb munkát, hanem átgondoltabb dokumentumkezelést is eredményezhet.
Mely funkciókért nem feltétlenül érdemes többet fizetni?
Amikor egy vállalkozás új multifunkciós nyomtatót választ, könnyen abba a hibába eshet, hogy a lehető legtöbb funkcióval rendelkező készüléket szeretné beszerezni. Első pillantásra logikusnak tűnik, hogy egy „mindent tudó” rendszer hosszú távon jobb befektetés lesz, a gyakorlatban azonban ez nem mindig igaz.
Számos olyan funkció létezik, amely egy adott vállalkozás számára valóban hasznos lehet, más cégeknél azonban szinte soha nem kerül használatba. Ha például egy irodában kizárólag fekete-fehér dokumentumok készülnek, akkor a speciális színes nyomtatási lehetőségek valószínűleg nem jelentenek valódi hozzáadott értéket. Ugyanez igaz bizonyos speciális papírkezelési vagy befejező funkciókra is, amelyek csak meghatározott munkakörnyezetben indokoltak.
Éppen ezért a megfelelő multifunkciós nyomtató kiválasztásakor nem az a cél, hogy a lehető legtöbb szolgáltatást kapja a vállalkozás, hanem az, hogy pontosan azok a funkciók álljanak rendelkezésre, amelyek a mindennapi működés során valóban kihasználhatók. Ez egyszerűbb használatot, átláthatóbb munkafolyamatokat és hosszú távon is hatékonyabb működést eredményezhet.
A jogosultságkezelés nagyobb szerepet játszik, mint azt sokan gondolják
A legtöbb vállalkozás elsőként a nyomtatási sebességet vagy a szkennelési lehetőségeket vizsgálja, miközben kevés figyelem jut arra, hogy ki és milyen módon használhatja a készüléket. Pedig a jogosultságkezelés ma már nem kizárólag a nagyvállalatok számára fontos.
Egy korszerű multifunkciós nyomtató lehetőséget biztosíthat arra, hogy a különböző felhasználók eltérő jogosultságokat kapjanak. Ez nemcsak az érzékeny dokumentumok kezelését teheti biztonságosabbá, hanem a nyomtatási folyamatok átláthatóságát is javíthatja. Egyes vállalkozásoknál például fontos lehet, hogy bizonyos funkciók csak meghatározott munkatársak számára legyenek elérhetők, míg másoknál elegendő az alapvető hozzáférés biztosítása.
A jogosultságkezelés emellett hozzájárulhat ahhoz is, hogy a vállalkozás pontosabb képet kapjon arról, hogyan használják a nyomtatási rendszert a különböző szervezeti egységek. Ez később a fejlesztések és a kapacitástervezés során is hasznos információt jelenthet.
Az automatizált munkafolyamatok csökkentik a manuális feladatokat
A vállalkozások többségében ugyanazok a dokumentumkezelési lépések ismétlődnek nap mint nap. A beérkező iratokat beszkennelik, elnevezik, elmentik egy meghatározott mappába, majd továbbítják a megfelelő munkatársnak vagy osztálynak. Ezek a műveletek önmagukban nem bonyolultak, mégis jelentős időt vesznek igénybe, ha minden alkalommal manuálisan kell végrehajtani őket.
A korszerű multifunkciós nyomtatók egyik legnagyobb előnye, hogy ezek közül számos folyamat automatizálható. Előre beállított célhelyek, egyérintéses műveletek vagy ismétlődő munkafolyamatok segítségével a dokumentumok néhány másodperc alatt a megfelelő helyre kerülhetnek, minimális felhasználói beavatkozással.
Ez különösen olyan vállalkozásoknál jelent előnyt, ahol naponta nagy mennyiségű dokumentumot kell kezelni. Az automatizálás nemcsak gyorsabbá teszi a munkát, hanem csökkenti az emberi hibák lehetőségét is, ami hosszú távon megbízhatóbb dokumentumkezelést eredményez.
Hogyan érdemes multifunkciós nyomtatót választani?
A megfelelő készülék kiválasztása nem egy katalógus első oldalán kezdődik. Sokkal inkább annak megértésével, hogy a vállalkozás hogyan dolgozik, milyen dokumentumokat kezel, és milyen folyamatokat szeretne egyszerűbbé tenni.
Érdemes végiggondolni, hogy mekkora a havi nyomtatási mennyiség, hány munkatárs használja ugyanazt a rendszert, milyen gyakran van szükség szkennelésre vagy másolásra, illetve mennyire fontos a dokumentumok digitális továbbítása. Ezek a kérdések sokkal pontosabban meghatározzák a megfelelő multifunkciós nyomtatót, mint önmagában a készülék sebessége vagy papírkapacitása.
A Canon üzleti termékpalettája például különböző méretű és profilú vállalkozások számára kínál megoldásokat, így egy kisebb iroda és egy nagyobb szervezet is megtalálhatja a saját igényeinek megfelelő rendszert. A különböző üzleti nyomtatási és dokumentumkezelési megoldásokról a Canon hivatalos magyarországi oldalán található részletes információ:
A legjobb eredményt azonban mindig az hozza, ha a készülék kiválasztását szakmai igényfelmérés előzi meg. Így nem csupán egy korszerű nyomtató kerül az irodába, hanem egy olyan rendszer, amely valóban támogatja a vállalkozás mindennapi működését.
Összegzés
Egy korszerű multifunkciós nyomtató ma már jóval többet jelent egyszerű irodai eszköznél. A megfelelő funkciók kiválasztásával gyorsabbá válhat a dokumentumkezelés, egyszerűsödhetnek a napi adminisztratív feladatok, és csökkenthető a manuális munkavégzésre fordított idő is. A valódi értéket azonban nem az jelenti, hogy a készülék hány különböző szolgáltatást kínál, hanem az, hogy ezek közül melyek illeszkednek a vállalkozás tényleges működéséhez.
Éppen ezért multifunkciós nyomtató választásakor mindig érdemes a munkafolyamatokból kiindulni. Ha a rendszer a vállalkozás igényeire épül, hosszú távon is megbízhatóan támogathatja a napi feladatokat, miközben a dokumentumkezelés egyszerűbbé és hatékonyabbá válik.
Minden vállalkozás másként működik, ezért nincs egyetlen multifunkciós nyomtató, amely minden helyzetben ideális választás lenne. A megfelelő rendszer kiválasztásához érdemes olyan szakértő segítségét kérni, aki nemcsak a készülékeket ismeri, hanem a vállalkozások dokumentumkezelési folyamatait is.
A Profix Copy 2000 Kft. segít felmérni vállalkozása igényeit, és olyan multifunkciós nyomtatási megoldást ajánl, amely hosszú távon is támogatja a hatékony működést.
