A legtöbb cégvezető számára a nyomtatás egy „láthatatlan” költség.
Nem tűnik jelentősnek. Nem külön tételként kezelik. Egyszerűen működik a háttérben.
Egészen addig, amíg össze nem adják.
És ekkor derül ki, hogy a nyomtatás:
- havi több tízezer vagy akár százezer forintba kerül
- folyamatosan viszi a pénzt
- és sok esetben teljesen kontrollálatlan
A probléma nem az, hogy egy cég sokat nyomtat.
A probléma az, hogy nem optimalizált rendszerben teszi.
Ebben a cikkben megmutatjuk, hogyan csökkenthetők a nyomtatási költségek úgy, hogy közben a működés hatékonyabbá válik.
Miért ilyen magasak a nyomtatási költségek?
A legtöbb vállalkozás nem követi nyomon pontosan, mennyibe kerül egyetlen oldal kinyomtatása.
Pedig ez az egyik legfontosabb mutató.
A költségek összetevői:
- toner vagy tinta
- papír
- karbantartás
- szerviz
- eszköz amortizáció
- kiesés miatti veszteség
A probléma az, hogy ezek nem egy helyen jelennek meg.
Így a teljes kép rejtve marad.
1. hiba: nem megfelelő nyomtató használata
Sok cég az induláskor választ nyomtatót, és azt használja évekig.
A gond az, hogy:
- az igények változnak
- a terhelés nő
- a készülék viszont ugyanaz marad
Tipikus helyzet:
Egy kisebb irodai nyomtatót:
- több kolléga használ
- napi szinten nagy terhelés éri
Ennek következménye:
- gyorsabb elhasználódás
- gyakoribb meghibásodás
- magasabb költség oldalanként
2. hiba: drága kellékanyagok
A legtöbb vállalkozás itt veszít a legtöbbet.
A toner ára sok esetben:
- aránytalanul magas
- nem optimalizált
- nem összehasonlított
Fontos tény:
Egy nyomtató teljes élettartama alatt a kellékanyag költsége gyakran többszöröse a készülék árának.
Gyakorlati példa:
Olcsó nyomtató + drága toner = hosszú távon drága működés
3. hiba: nincs kontroll a nyomtatás felett
Sok irodában:
- bárki bármit kinyomtathat
- nincs szabályozás
- nincs mérés
Ez vezet:
- felesleges nyomtatáshoz
- pazarláshoz
- extra költségekhez
Megoldás:
- jogosultságok beállítása
- fekete-fehér alapértelmezés
- duplex (kétoldalas) nyomtatás
Ezek önmagukban is jelentős megtakarítást hozhatnak.
4. hiba: reaktív működés
A legtöbb cég csak akkor foglalkozik a nyomtatóval, amikor baj van.
- elfogy a toner
- elromlik a gép
- leáll a munka
Ez a legdrágább működési mód.
Miért?
- sürgős megoldások mindig drágábbak
- állásidő keletkezik
- belső erőforrásokat köt le
5. hiba: nincs egységes rendszer
Sok vállalkozásnál:
- több különböző típusú nyomtató van
- eltérő kellékanyagok
- eltérő működés
Ez:
- bonyolultabbá teszi az üzemeltetést
- növeli a hibalehetőséget
- drágábbá teszi a beszerzést
Hogyan lehet valóban csökkenteni a költségeket?
A költségcsökkentés nem egyetlen lépés.
Ez egy rendszerben való gondolkodást igényel.
1. lépés: valós költségek felmérése
Először látni kell a teljes képet.
Nem csak:
- a nyomtató árát
- vagy a toner költséget
Hanem:
- teljes havi költség
- oldalankénti költség
- hibák miatti kiesés
Ez az alapja minden döntésnek.
2. lépés: optimalizált eszközhasználat
A megfelelő nyomtató kiválasztása kulcsfontosságú.
Olyan eszközre van szükség, amely:
- bírja a terhelést
- alacsony oldalankénti költséggel működik
- hosszú távon is megbízható
Nem véletlen, hogy a céges környezetben sok vállalkozás professzionális gyártók megoldásait választja. Ezek az eszközök kifejezetten nagy terhelésre és folyamatos működésre készülnek.
A vállalati nyomtatási megoldásokról érdemes a Canon hivatalos oldalán is tájékozódni:
👉 https://www.canon.hu/
Itt jól látható a különbség a lakossági és az üzleti célra tervezett eszközök között – amit sok cég csak akkor tapasztal meg, amikor már túlterheli a meglévő nyomtatóját.
3. lépés: folyamatok szabályozása
Egyszerű szabályokkal komoly megtakarítás érhető el:
- kétoldalas nyomtatás alapértelmezett
- színes nyomtatás korlátozása
- jogosultságok kezelése
4. lépés: megelőző szemlélet
Nem akkor kell reagálni, amikor probléma van.
Hanem előre kell gondolkodni.
- időben cserélt toner
- rendszeres karbantartás
- folyamatos felügyelet
Ez csökkenti:
- a hibákat
- a kiesést
- a váratlan költségeket
5. lépés: szolgáltatás alapú működés
Egyre több cég ismeri fel, hogy a nyomtatás nem eszköz, hanem szolgáltatás.
Ebben a modellben:
- nincs külön toner rendelés
- nincs külön szerviz
- nincs külön karbantartás
Minden egy rendszerben működik.
Mit jelent ez a gyakorlatban egy cég számára?
Egy jól optimalizált nyomtatási rendszer:
- csökkenti a költségeket
- kiszámíthatóvá teszi a működést
- leveszi a terhet a kollégákról
- megszünteti a váratlan problémákat
És ami a legfontosabb:
nem a nyomtatás lesz az, ami hátráltatja a működést.
Gyakorlati példa – valódi különbség
Két hasonló méretű iroda:
A cég:
- saját nyomtatók
- külön toner rendelés
- alkalmi szerviz
➡️ magasabb költség
➡️ gyakori problémák
B cég:
- egységes rendszer
- optimalizált eszköz
- folyamatos felügyelet
➡️ alacsonyabb költség
➡️ stabil működés
A különbség nem a nyomtatás mennyisége.
Hanem a rendszer.
Összegzés
A nyomtatási költségek csökkentése nem spórolás kérdése.
Hanem rendszer kérdése.
A legtöbb cég ott veszít pénzt, hogy:
- nem méri
- nem optimalizálja
- nem kezeli tudatosan a nyomtatást
Pedig a lehetőség benne van.
Ha szeretné pontosan látni, hogy az Ön cégénél hol keletkeznek felesleges nyomtatási költségek:
Vegye fel a kapcsolatot a Profix Copy 2000 Kft. szakértőivel, és kérjen egy költségelemzést.
