A nyomtatás sok vállalkozásnál tipikusan „alap” működési elem: ott van az irodában, használjuk, és csak akkor foglalkozunk vele, amikor valami nem működik. Pedig a nyomtatás nemcsak egy eszköz kérdése, hanem folyamat, költség és üzletmenet-biztonság is egyben. Amikor leáll egy nyomtató, ritkán csak annyi történik, hogy „ma nem nyomtatunk”. Inkább az, hogy csúszik egy ajánlat, elakad az adminisztráció, nem megy ki a szerződés, és a kollégák ideje elfolyik hibakereséssel.
Itt jön képbe a nyomtató bérlés cégeknek: egyre több vállalkozás dönt úgy, hogy nem tulajdonol nyomtatóparkot, hanem szolgáltatásként veszi igénybe. De mikor éri meg valóban? Mikor jobb a bérlés, mint a vásárlás? Nézzük végig szakmai szempontok alapján.
A vásárlás valódi ára: nem a számla végösszege számít
A legtöbben úgy hasonlítják össze a bérlést és a vásárlást, hogy megnézik a gép árát. Ez önmagában félrevezető. A helyes kérdés: mennyi a nyomtatás teljes költsége a gép élettartama alatt?
A vásárlás rejtett költségei tipikusan ezek:
- Kellékanyagok: toner, dobegység, festék, karbantartó egységek.
- Szerviz: kiszállási díj, munkadíj, alkatrész, és az a bizonyos „ha épp ráérnek”.
- Leállás költsége: kieső munkaidő, csúszó határidők, ideges ügyfél, kapkodás.
- IT ráfordítás: telepítés, hálózati beállítás, jogosultságok, driver-problémák, szkennelés beállítása.
- Elavulás: 2–4 év alatt megváltozhat a terhelés, a csapat mérete, a munkafolyamatok, és a korábban vett gép már nem illeszkedik.
A legnagyobb csapda, hogy ezek a tételek nem egyszerre jelentkeznek. Egyes költségek „csak néha” jönnek elő — ezért sok cég alulértékeli őket. Pedig hosszú távon ezek adják a nyomtatás igazi árát.
Mit ad a nyomtató bérlés? Kiszámíthatóságot és üzembiztonságot
A nyomtató bérlés lényege nem az, hogy „olcsóbb gépet kapunk”, hanem az, hogy kiszámítható szolgáltatást kapunk. A jól felépített konstrukciókban a vállalkozás nem eszközt vásárol, hanem nyomtatási kapacitást és üzemeltetést.
A bérlés tipikus előnyei cégeknek:
1) Kevesebb egyszeri kiadás, jobb cash-flow
Vásárlásnál tőkét köt le a cég (vagy lízingel), bérlésnél viszont a költség jellemzően havi díjban jelenik meg. Ez különösen hasznos, ha:
- növekedésben vagytok,
- új irodát nyittok,
- több gépre van szükség hirtelen,
- vagy egyszerűen nem akartok beruházási döntéseket nyomtatókra.
2) Stabil működés: a leállás nem „a ti problémátok”
A nyomtatás akkor jó, ha észrevétlen. Bérlésnél (jó szolgáltatóval) az a cél, hogy:
- legyen megelőző karbantartás,
- gyors legyen a hibaelhárítás,
- és ne a csapatodnak kelljen a szervizt koordinálni.
3) Kellékanyag-kezelés: nem a kollégák idejét viszi el
A toner utánrendelés, kompatibilitási gondok, „ki rendelte, hova tűnt, mikor jön meg” típusú ügyek meglepően sok időt tudnak elvinni. Bérlésnél ez sokkal rendezettebb: a kellékanyag-ellátás nem ad hoc történik, hanem rendszerben.
4) Rugalmasabb: a gép a céghez igazítható
Ha változik a nyomtatási volumen, a színes arány, vagy az igény (például A3-ra váltanátok, több szkennelés kell, gyorsabb sebesség kell), akkor a bérleti konstrukció általában könnyebben igazítható, mint egy már megvett gép cseréje.
Mikor éri meg a nyomtató bérlés cégeknek? Gyors döntési támpontok
A következő esetekben a bérlés tipikusan előnyösebb, mint a vásárlás:
Ha a nyomtatás üzletmenet-kritikus
Ilyen például:
- ügyvédi iroda (szerződések, beadványok),
- könyvelőiroda (időszakos csúcsok, határidők),
- ingatlaniroda (dokumentáció, szerződéscsomagok),
- egészségügyi szolgáltató (adminisztráció, leletek),
- kereskedelmi cég (szállítólevelek, számlák, admin).
A kérdés ilyenkor nem az, hogy „mennyibe kerül a gép”, hanem hogy mennyibe kerül egy nap leállás.
Ha több ember használja ugyanazt az eszközt
Minél több felhasználó, annál több a terhelés és annál több a hibalehetőség (beállítások, papírelakadás, hálózati gondok). Ilyenkor a bérlésből adódó szerviz- és üzemeltetési háttér komoly érték.
Ha nincs kapacitásotok a nyomtatóval foglalkozni
A „majd a kolléga megoldja” valójában rejtett költség: a munkatárs ideje drága, és nem ezért fizeted. Bérlésnél a cél az, hogy a nyomtató ügyek ne terheljék a csapatot.
Ha változó a terhelés (szezonalitás, kampányok)
Vannak cégek, ahol hónap elején/hónap végén sokkal több a nyomtatás. Vannak, ahol kampányidőszakban ugrik meg a volumen. A bérlésnél sokkal jobban lehet úgy méretezni a rendszert, hogy ne a csúcsra vásárolj túl mindent.
Milyen kérdéseket érdemes feltenni bérlés előtt?
A jó szolgáltató nem sablon ajánlatot ad, hanem igény alapján javasol. A döntéshez viszont neked is érdemes tisztán látni néhány alapot:
- Hány oldal készül havonta? (nagyságrend is elég: 500 / 2000 / 10 000)
- Fekete-fehér vagy színes? Mekkora arányban?
- A4 vagy A3 kell? Szkennelésnél is fontos lehet.
- Hány felhasználó használja? Egy iroda, több iroda, több telephely?
- Milyen szkennelési igény van? (mappába, e-mailbe, felhőbe)
- Mennyi leállás fér bele? (kritikus folyamatoknál: minimális)
- Mi tartozik a szolgáltatásba? Szerviz, kiszállás, alkatrész, kellékanyag, cseregép?
Ha ezekre van válasz, akkor már nem „nyomtatót választasz”, hanem megoldást.
Bérlés vs. vásárlás: őszinte összegzés
- Vásárlás akkor lehet jó, ha nagyon alacsony a volumen, nem kritikus a nyomtatás, és van belső kapacitás a karbantartás, kellékanyag és szerviz intézésére.
- Nyomtató bérlés cégeknek akkor erős döntés, ha kiszámítható költséget, folyamatos működést, gyors segítséget és kevesebb belső nyűgöt szeretnétek.
A nyomtatás tipikusan olyan terület, ahol a „jó” megoldás nem látványos — viszont minden nap érezhető: kevesebb leállás, kevesebb kapkodás, kevesebb elfolyó munkaóra.
